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POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PRIVACIDAD DE DATOS PERSONALES – LA PUNTA DEL ICEBERG

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PRIVACIDAD DE DATOS PERSONALES – LA PUNTA DEL ICEBERG

Versión 1.0

Fecha de entrada en vigencia: 25 de mayo de 2026

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

LPDI S.A.S. (en adelante, “La Punta del Iceberg” o “LPDI“) es una sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.481.576-1, con domicilio principal en la Carrera 32A N° 25B-75, Torre 1, Oficina 1303, en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. La Punta del Iceberg es supervisada por la Superintendencia

de Industria y Comercio (SIC) y se encuentra inscrita en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

Los canales oficiales de contacto para asuntos relacionados con el tratamiento de datos personales son:

2. OBJETO Y ALCANCE

2.1. Objeto

La presente Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales (en adelante, la “Política“) establece los principios, finalidades, procedimientos, derechos y mecanismos de protección aplicables al tratamiento de los datos personales que La Punta del Iceberg recolecta, almacena, usa, circula, transmite, transfiere o suprime en desarrollo de su objeto social y en la operación del Sistema LPDI.

2.2. Alcance subjetivo

Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales de:

2.3. Alcance territorial

Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales con independencia de la ubicación geográfica del Titular, en tanto el tratamiento es realizado por La Punta del Iceberg, sociedad domiciliada en Colombia. En consecuencia, el régimen jurídico aplicable al tratamiento es el de la República de Colombia, sin perjuicio de los estándares internacionales que voluntariamente se reconocen en el numeral 3 siguiente.

3. MARCO NORMATIVO Y JURISDICCIÓN APLICABLE

3.1. Norma principal

El tratamiento de datos personales realizado por La Punta del Iceberg se rige principalmente por:

3.2. Equivalencia con estándares internacionales

La Punta del Iceberg reconoce que el régimen colombiano de protección de datos personales contempla principios sustantivamente equivalentes a los establecidos en estándares internacionales, en particular:

En consecuencia, los principios rectores del tratamiento (licitud, finalidad, transparencia, minimización, exactitud, limitación del plazo de conservación, integridad, confidencialidad y responsabilidad proactiva) aplican a todos los Titulares por igual, con independencia de su ubicación.

3.3. Derechos adicionales reconocidos voluntariamente

Sin perjuicio del régimen colombiano aplicable, y como estándar de buenas prácticas, La Punta del Iceberg reconoce voluntariamente los siguientes derechos adicionales para Titulares que residan en jurisdicciones específicas, sujetos a las excepciones y límites previstos en el numeral 3.4.

Para Titulares residentes en la Unión Europea o el Reino Unido (referencia GDPR):

Para Titulares residentes en el estado de California, Estados Unidos (referencia CCPA / CPRA):

3.4. Excepciones y límites a los derechos adicionales

El reconocimiento de los derechos descritos en el numeral 3.3 se realiza sujeto a las excepciones y límites legítimos reconocidos por la propia normativa de referencia y por la legislación colombiana. En particular, La Punta del Iceberg podrá denegar, total o parcialmente, una solicitud cuando:

  1. El tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales aplicables a La Punta del Iceberg (entre otras, obligaciones tributarias, contables, antilavado de activos, de retención documental y de cooperación con autoridades)
  2. Los datos sean necesarios para el ejercicio o la defensa de reclamaciones judiciales o administrativas, propias o de terceros
  3. El tratamiento se realice con fines de interés público, archivo, investigación científica o histórica o fines estadísticos, conforme a la normativa aplicable
  4. Los datos formen parte de contenidos publicados con anterioridad bajo el ejercicio del derecho a la libertad de información y expresión, salvo que se demuestre la prevalencia de los derechos del Titular sobre dichos intereses
  5. La solicitud sea manifiestamente infundada, excesiva o repetitiva, en cuyo caso La Punta del Iceberg podrá denegarla, exigir el pago de una contraprestación razonable o someterla a verificación adicional
  6. Los datos hayan sido suministrados por terceros bajo obligaciones de confidencialidad o reserva
  7. La supresión, modificación u oposición pueda afectar derechos legítimos de otros Titulares o de terceros (por ejemplo, en el caso de transacciones, contratos, calificaciones, evaluaciones o comunicaciones que involucren a más de una parte)
  8. Existan plazos legales mínimos de conservación de los datos, en cuyo caso la supresión se realizará una vez vencidos dichos plazos

En todo caso, La Punta del Iceberg motivará por escrito su decisión de denegar total o parcialmente una solicitud, e informará al Titular sobre las vías de reclamación disponibles ante la SIC.

3.5. Jurisdicción aplicable

El reconocimiento voluntario de los derechos descritos en el numeral 3.3 anterior no implica la sujeción de La Punta del Iceberg a la jurisdicción de autoridades de protección de datos extranjeras. La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia es la autoridad competente para conocer de las controversias derivadas del tratamiento de datos personales realizado por La Punta del Iceberg, y los jueces colombianos son los competentes para resolver cualquier litigio relacionado.

Al aceptar esta Política, el Titular acepta someter cualquier controversia derivada del tratamiento de sus datos personales a la jurisdicción y a las autoridades colombianas, sin perjuicio de los derechos adicionales reconocidos en el numeral 3.3.

4. DEFINICIONES

Para efectos de esta Política, los siguientes términos tendrán el significado que se asigna a continuación. Cuando un término se utilice en singular se entenderá referido también al plural, y viceversa:

5. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO

La Punta del Iceberg trata los datos personales conforme a los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se interpretan y aplican como se describe a continuación:

5.1. Principio de legalidad

El tratamiento de datos personales por parte de La Punta del Iceberg se realiza conforme a la Ley 1581 y a las demás disposiciones legales aplicables. La Punta del Iceberg se abstiene de realizar tratamientos no autorizados o contrarios a la ley.

5.2. Principio de finalidad

El tratamiento responde a finalidades legítimas, específicas, explícitas y previamente informadas al Titular. La Punta del Iceberg no utiliza los datos personales para finalidades distintas a las descritas en esta Política o autorizadas expresamente por el Titular.

5.3. Principio de libertad

El tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo en los casos legalmente exceptuados. La Punta del Iceberg no obtiene datos personales mediante coacción, engaño o sin el conocimiento del Titular.

5.4. Principio de veracidad y calidad

La Punta del Iceberg procura que los datos personales tratados sean veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Cuando La Punta del Iceberg conoce que un dato es inexacto o incompleto, lo rectifica o complementa en un plazo razonable.

5.5. Principio de transparencia

El Titular tiene derecho a obtener de La Punta del Iceberg, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernan, las finalidades del tratamiento, los terceros que los reciben y los demás aspectos relevantes del tratamiento.

5.6. Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones de la Ley 1581. La información personal no estará disponible en internet ni en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y se haya obtenido la autorización del Titular o se trate de información pública.

5.7. Principio de seguridad

La Punta del Iceberg implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Las medidas específicas se describen en el numeral correspondiente de esta Política.

5.8. Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales por cuenta o a nombre de La Punta del Iceberg están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con La Punta del Iceberg. Esta obligación se traslada contractualmente a Encargados y Aliados.

5.9. Principio de responsabilidad demostrada. La Punta del Iceberg mantiene los registros, documentación y mecanismos necesarios para demostrar, ante el Titular y ante la SIC, el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la Ley 1581 y de esta Política.

6. NATURALEZA DE LA PUNTA DEL ICEBERG Y DEL SISTEMA LPDI

6.1. La Punta del Iceberg

LPDI S.A.S. es una sociedad colombiana cuyo objeto social comprende la construcción y operación de un Hub tecnológico para ecosistemas de emprendimiento e innovación en América Latina, España y Estados Unidos. Sus actividades incluyen la prestación de servicios de consultoría especializada, asesoría estratégica, formación, organización y gestión de eventos, así como el desarrollo y operación de soluciones tecnológicas dirigidas a los actores del ecosistema.

6.2. El Sistema LPDI

El Sistema LPDI es la plataforma tecnológica integral mediante la cual La Punta del Iceberg materializa su propuesta de valor. Está disponible en los sitios web www.lapuntadeliceberg.co y www.lpdi.co, así como en aplicaciones móviles y web asociadas, y se compone de tres Subsistemas interconectados.

6.2.1. Subsistema de Gestión de Contenidos (SGC): Centraliza, cura, publica y distribuye eventos, convocatorias, noticias y demás contenidos relevantes para los actores del ecosistema. A través del SGC, los Usuarios pueden consultar información del ecosistema, suscribirse a newsletters personalizados según sus intereses, y los Aliados pueden publicar y promocionar sus propios contenidos.

6.2.2. Subsistema de Gestión del Relacionamiento (SGR): Conecta a Startups con Inversionistas, Corporativos y Gestores del ecosistema mediante directorios estructurados, dashboards de inteligencia, niveles de madurez y la funcionalidad de Matchmaking. El SGR incluye el Data Room donde los Titulares pueden alojar información estratégica para su participación en el ecosistema.

6.2.3. Subsistema de Gestión de Eventos (SGE): Permite la creación, publicación, promoción y gestión integral de eventos del ecosistema, incluyendo Tech Weeks, bootcamps, ruedas de negocios, sesiones de networking, conferencias y demás formatos. Comprende el registro y check-in de asistentes (incluyendo, cuando aplique, mediante reconocimiento biométrico), la venta y emisión de entradas, la gestión de agendas, el control de acceso y las funcionalidades de networking entre participantes.

6.3. Operación del Sistema LPDI

La Punta del Iceberg puede operar el Sistema LPDI directamente o a través de Aliados Tecnológicos que actúan como Encargados del Tratamiento bajo sus instrucciones. En particular, el SGE puede ser operado por La Punta del Iceberg directamente o por un Operador del SGE designado por La Punta del Iceberg, sin que ello modifique el régimen de tratamiento de datos descrito en esta Política ni los derechos del Titular.

La identidad del Operador del SGE vigente, así como la de los demás Encargados del Tratamiento, se publica en el Anexo de Encargados del Tratamiento disponible en el sitio web de La Punta del Iceberg, el cual se mantiene actualizado y es de consulta pública. La variación en la identidad de un Encargado no requiere nueva aceptación de esta Política por parte del Titular, pero será comunicada en el Anexo en un plazo razonable.

6.4. Modalidades de operación frente al Titular

El Sistema LPDI puede ser utilizado por los Titulares bajo distintas modalidades, dependiendo del canal por el cual accedan:

6.4.1. Uso directo: Cuando el Titular accede al Sistema LPDI a través de los sitios web oficiales o aplicaciones de La Punta del Iceberg y se registra bajo la marca La Punta del Iceberg.

6.4.2. Uso bajo marca de La Punta del Iceberg sobre infraestructura tercerizada: Cuando el Titular accede al Sistema LPDI bajo la marca La Punta del Iceberg pero la operación técnica subyacente es realizada por un Aliado Tecnológico (por ejemplo, el Operador del SGE). El Titular acepta únicamente esta Política y los Términos y Condiciones de Uso del Sistema LPDI, sin necesidad de aceptar instrumentos del Aliado Tecnológico, quien actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento.

6.4.3. Uso bajo modalidad White-Label: Cuando el Titular accede al Sistema LPDI a través de un Aliado White-Label que opera con su propia marca corporativa, en virtud de una licencia o acuerdo con La Punta del Iceberg. En este caso, la determinación de roles entre La Punta del Iceberg y el Aliado White-Label se realiza conforme al numeral 8 de esta Política.

7. ROL DE LA PUNTA DEL ICEBERG EN EL TRATAMIENTO

La Punta del Iceberg puede actuar bajo distintos roles en el tratamiento de datos personales, según el escenario operativo. La presente Política aplica a todos los escenarios, sin perjuicio de las particularidades de cada uno.

7.1. La Punta del Iceberg como Responsable del Tratamiento

La Punta del Iceberg actúa como Responsable del Tratamiento cuando:

En estos casos, La Punta del Iceberg decide sobre las finalidades y los medios del tratamiento y asume la responsabilidad principal frente al Titular y la SIC.

7.2. La Punta del Iceberg como Encargado del Tratamiento

La Punta del Iceberg actúa como Encargado del Tratamiento cuando un cliente o Aliado contrata el uso del Sistema LPDI bajo Modalidad White-Label y aporta los datos personales de sus propios Usuarios para ser gestionados con la tecnología de La Punta del Iceberg, conservando dicho cliente o Aliado la condición de Responsable.

En estos casos, La Punta del Iceberg trata los datos por cuenta del cliente o Aliado y conforme a sus instrucciones documentadas, sin decidir sobre las finalidades ni sobre los medios sustanciales del tratamiento.

7.3. Corresponsabilidad del Tratamiento

La Punta del Iceberg puede actuar en Corresponsabilidad con un tercero cuando ambos determinan conjuntamente las finalidades y los medios del tratamiento, comparten infraestructura o se benefician simultáneamente de los datos personales. Esta figura aplica con frecuencia a Aliados Académicos, Institucionales o de Eventos que, en virtud de un convenio específico, comparten con La Punta del Iceberg decisiones sobre el tratamiento de datos de Usuarios comunes.

Cuando aplique la corresponsabilidad, La Punta del Iceberg y el corresponsable suscribirán un acuerdo que detalle las responsabilidades de cada parte, conforme al artículo 26 del RGPD aplicado por analogía y a las disposiciones colombianas vigentes. El Titular podrá ejercer sus derechos frente a cualquiera de los corresponsables, sin perjuicio de las reglas de distribución interna de responsabilidades.

7.4. Determinación del rol aplicable

La determinación del rol específico de La Punta del Iceberg en un caso concreto se realiza al momento de la recolección de los datos personales o de la formalización de la relación con el cliente, Aliado o tercero. El Titular podrá conocer en todo momento bajo qué rol actúa La Punta del Iceberg respecto de sus datos personales, mediante solicitud al canal indicado en el numeral 1 de esta Política.

8. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA

8.1. Manifestación de la autorización

Conforme al artículo 1502 del Código Civil colombiano y a la Ley 1581, la autorización del Titular para el tratamiento de sus datos personales se manifiesta mediante:

Las manifestaciones electrónicas de voluntad tienen la misma fuerza probatoria que una firma autógrafa, conforme a la Ley 527 de 1999 y al Decreto 2364 de 2012.

8.2. Autorización separada para datos sensibles y biométricos

El tratamiento de datos sensibles y datos biométricos requiere autorización expresa, específica y separada del Titular. La aceptación general de esta Política no constituye autorización para el tratamiento de este tipo de datos. Las autorizaciones específicas se solicitan al Titular en el momento en que se recolecta el dato sensible o biométrico, mediante casillas de verificación independientes y avisos de privacidad específicos disponibles como Anexos a esta Política.

El Titular tiene derecho a abstenerse de autorizar el tratamiento de datos sensibles o biométricos sin que ello afecte su acceso a las funcionalidades esenciales del Sistema LPDI, salvo cuando dichos datos sean estrictamente necesarios para una funcionalidad específica, caso en el cual el Titular deberá optar por una funcionalidad alternativa o abstenerse de utilizar la funcionalidad específica.

8.3. Carácter facultativo para Titulares menores de edad

La Punta del Iceberg dirige el Sistema LPDI a personas mayores de edad. En aquellos casos excepcionales en que se trate datos personales de niños, niñas o adolescentes, el tratamiento se realizará en consideración al interés superior del menor, conforme al artículo 7 de la Ley 1581, y previa autorización expresa del representante legal del menor.

8.4. Negativa a aceptar la Política

En caso de no estar de acuerdo con esta Política, el Titular deberá abstenerse de registrarse o utilizar el Sistema LPDI. La negativa a aceptar la Política no genera consecuencias adversas para el Titular, sin perjuicio de la imposibilidad de acceder a las funcionalidades del Sistema LPDI que requieren tratamiento de datos personales.

9. CATEGORÍAS DE TITULARES

La presente Política aplica al tratamiento de datos personales de las siguientes categorías de Titulares. Cada categoría puede estar sujeta a tratamientos específicos según se describe en los numerales siguientes:

9.1. Visitantes de los sitios web y aplicaciones

Personas naturales que acceden a los sitios web o aplicaciones de La Punta del Iceberg sin haber creado una cuenta de Usuario, ya sea para consultar contenidos públicos, navegar por el catálogo de eventos o convocatorias, o conocer los servicios disponibles.

9.2. Lectores de Newsletter

Personas naturales que se suscriben a los boletines, alertas y comunicaciones periódicas de La Punta del Iceberg, sin necesariamente haber creado una cuenta completa en el Sistema LPDI.

9.3. Usuarios registrados

Personas naturales que han completado el proceso de registro en el Sistema LPDI, ya sea bajo el formulario simplificado o el formulario detallado, y que pueden actuar bajo uno o varios de los siguientes roles dentro del ecosistema:

9.4. Startups

Comprende a los fundadores, miembros del equipo directivo y representantes autorizados de Startups, Scaleups y PyMEs registradas en el Subsistema de Gestión del Relacionamiento.

9.5. ICG (Inversionistas, Corporativos y Gestores)

Comprende a los representantes y contactos autorizados de los actores institucionales registrados en el Subsistema de Gestión del Relacionamiento, en sus distintas modalidades (inversionistas individuales e institucionales, gestores especializados del ecosistema, hubs, redes, academia, gran empresa, organismos multilaterales y demás categorías).

9.6. Organizadores de Eventos

Personas naturales o representantes de personas jurídicas que utilizan el Subsistema de Gestión de Eventos para publicar, gestionar y promocionar eventos.

9.7. Asistentes a Eventos

Personas naturales que se registran, adquieren entradas o participan en eventos gestionados a través del Subsistema de Gestión de Eventos.

9.8. Convocantes

Personas naturales o representantes de personas jurídicas que publican Convocatorias en el Subsistema de Gestión de Contenidos.

9.9. Clientes corporativos y representantes

Representantes legales, contactos comerciales y personas autorizadas de las personas jurídicas con las cuales La Punta del Iceberg mantiene relaciones contractuales, ya sea como contratantes del Sistema LPDI, contratantes de servicios de consultoría, contratantes de Aliados White-Label u otras modalidades.

9.10. Proveedores y representantes de proveedores

Personas naturales o representantes de personas jurídicas que prestan bienes o servicios a La Punta del Iceberg.

9.11. Empleados, contratistas y candidatos

Personas naturales vinculadas a La Punta del Iceberg mediante contrato laboral, contrato de prestación de servicios o cualquier otra modalidad, así como candidatos en procesos de selección.

9.12. Aliados y representantes

Representantes autorizados de los Aliados de La Punta del Iceberg, en sus distintas categorías conforme a las definiciones de esta Política.

9.13. Terceros Referenciados

Personas naturales cuyos datos personales aparecen en contenidos publicados o procesados por el Sistema LPDI, sin haberse registrado directamente como Usuarios. Por ejemplo: fundadores mencionados en noticias del SGC, ponentes referenciados en eventos publicados, contactos institucionales nombrados en convocatorias o reportes.

10. DATOS PERSONALES RECOLECTADOS

La Punta del Iceberg recolecta y trata datos personales en función de la categoría del Titular, del Subsistema utilizado y de la finalidad específica del tratamiento. La presente sección describe las categorías de datos recolectados; la finalidad de cada tratamiento se desarrolla en el numeral 12, y las fuentes de recolección en el numeral 14.

10.1. Datos comunes a todos los Usuarios registrados

Al momento de crear una cuenta y diligenciar el perfil en el Sistema LPDI, La Punta del Iceberg recolecta los siguientes datos personales:

10.2. Datos específicos de Startups en el Subsistema de Gestión del Relacionamiento

Cuando una Startup se registra en el Subsistema de Gestión del Relacionamiento, además de los datos del numeral 10.1, La Punta del Iceberg recolecta:

10.3. Datos específicos de ICG en el Subsistema de Gestión del Relacionamiento

Cuando un ICG se registra en el Subsistema de Gestión del Relacionamiento, además de los datos del numeral 10.1, La Punta del Iceberg recolecta:

10.4. Datos específicos en el Subsistema de Gestión de Contenidos

En el marco del uso del Subsistema de Gestión de Contenidos, La Punta del Iceberg recolecta:

10.5. Datos específicos en el Subsistema de Gestión de Eventos

En el marco del uso del Subsistema de Gestión de Eventos, La Punta del Iceberg, o el Operador del SGE actuando como Encargado, recolecta:

10.6. Datos de navegación y dispositivo

En todas las visitas al Sistema LPDI, se recolectan datos técnicos sobre el dispositivo y la navegación del Titular, incluyendo:

10.7. Datos de Terceros Referenciados

La Punta del Iceberg puede tratar datos personales de Terceros Referenciados que aparecen en contenidos del Sistema LPDI, en los términos del numeral 14.6 y sujeto a los derechos del Tercero Referenciado descritos en el Bloque 4 de esta Política.

10.8. Datos de Clientes, Aliados, Proveedores y Empleados

Para las relaciones contractuales, comerciales, laborales o de aliados, La Punta del Iceberg recolecta los datos personales necesarios para el cumplimiento de la relación correspondiente, incluyendo datos de identificación, contacto, datos tributarios cuando aplique, datos bancarios para el pago de obligaciones, datos profesionales y, en el caso de empleados y contratistas, los datos requeridos por la legislación laboral y de seguridad social vigente.

11. DATOS SENSIBLES Y DATOS ESPECIALMENTE PROTEGIDOS

11.1. Régimen aplicable

Conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, los Datos Sensibles solo pueden ser tratados con autorización expresa, específica y separada del Titular. La aceptación general de esta Política no constituye autorización suficiente para el tratamiento de Datos Sensibles. Cada vez que La Punta del Iceberg requiera recolectar o tratar Datos Sensibles, lo hará mediante:

  1. Un aviso de privacidad específico que informe la finalidad concreta del tratamiento, el carácter facultativo de la autorización y los derechos del Titular
  2. Una casilla de verificación independiente y específica, separada de la aceptación general de la Política
  3. La posibilidad real para el Titular de abstenerse de autorizar el tratamiento, sin que ello afecte el acceso a las funcionalidades esenciales del Sistema LPDI

11.2. Datos que revelen identidad de género u orientación sexual

El formulario detallado de registro de Usuario incluye un campo opcional de Género que contempla, entre otras opciones, las categorías “Femenino”, “Masculino”, “No binario”, “Trans”, “Otro” y “Prefiero no decirlo”. El diligenciamiento de este campo es estrictamente facultativo y se sujeta a las siguientes reglas:

  1. El Titular debe autorizar expresamente el tratamiento de este dato mediante casilla de verificación independiente, antes de que el campo sea desplegado en el formulario
  2. La finalidad del tratamiento se limita a: (i) facilitar la inclusión del Titular en iniciativas y eventos con perspectiva de género; (ii) generar estadísticas agregadas y anonimizadas de diversidad del ecosistema para reportes públicos o privados de La Punta del Iceberg y de sus Aliados; y (iii) personalizar contenidos cuando ello sea relevante para el Titular
  3. El Titular puede retirar su autorización en cualquier momento, caso en el cual el dato será suprimido o anonimizado en un plazo razonable
  4. El dato no se compartirá con terceros de manera individualizada sin autorización adicional y específica del Titular, salvo cuando ello sea necesario para el ejercicio de los derechos del Titular o para el cumplimiento de obligaciones legales

11.3. Datos biométricos

El Subsistema de Gestión de Eventos puede ofrecer, para determinados eventos, la funcionalidad de check-in mediante reconocimiento biométrico facial. El tratamiento de Datos Biométricos se sujeta a las siguientes reglas:

  1. Carácter facultativo del evento: la implementación de check-in biométrico es una decisión del Organizador del evento. No todos los eventos ofrecen esta modalidad
  2. Alternativa obligatoria: cuando un evento ofrezca check-in biométrico, siempre debe existir una alternativa no biométrica disponible para el Asistente (código QR, código manual de acceso, identificación con documento). El uso del check-in biométrico nunca podrá ser condición exclusiva de acceso al evento
  3. Autorización expresa y específica: el Asistente que desee utilizar el check-in biométrico debe autorizar expresamente el tratamiento mediante casilla independiente, antes de la captura del dato biométrico. Esta autorización se realiza en el momento del registro al evento o, a más tardar, en el momento del check-in, y se documenta conforme al Anexo de Aviso Biométrico
  4. Finalidad limitada: el dato biométrico se utiliza única y exclusivamente para verificar la identidad del Asistente al ingresar al evento. No se utiliza para fines de mercadeo, perfilamiento, vigilancia continua, ni para ninguna otra finalidad
  5. Plazo de conservación restringido: los datos biométricos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para la realización del evento y, como máximo, hasta treinta (30) días calendario después de la fecha de finalización del evento, plazo tras el cual son suprimidos de forma definitiva y certificada. El Titular podrá solicitar la supresión anticipada en cualquier momento posterior al evento
  6. No reutilización entre eventos: los datos biométricos capturados para un evento específico no se conservan ni se reutilizan para eventos posteriores, salvo autorización expresa, específica y separada del Titular para cada evento
  7. Medidas de seguridad reforzadas: el almacenamiento de datos biométricos se realiza mediante mecanismos de cifrado robustos, con controles de acceso restringidos y trazabilidad de operaciones

El Anexo de Aviso Biométrico, parte integral de esta Política, detalla el procedimiento, la información que se entrega al Titular y la forma de la autorización.

11.4. Otros datos sensibles eventualmente recolectados

En el marco de eventos específicos, La Punta del Iceberg o el Operador del SGE pueden recolectar datos sensibles adicionales por requerimiento del Organizador, tales como:

En todos estos casos aplican las mismas reglas del numeral 11.1: aviso específico, autorización expresa y separada, carácter facultativo, finalidad limitada y derecho de retiro de la autorización.

11.5. Datos personales de menores de edad

El Sistema LPDI está dirigido exclusivamente a personas mayores de edad. La Punta del Iceberg no recolecta datos personales de niños, niñas o adolescentes de manera deliberada. En aquellos casos excepcionales en que se identifique que un Titular es menor de edad, La Punta del Iceberg procederá a:

  1. Suspender el tratamiento de los datos del menor, salvo en lo estrictamente necesario para protegerle
  2. Solicitar autorización expresa de quien ejerza la representación legal del menor, cuando corresponda
  3. Aplicar los principios establecidos en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, atendiendo al interés superior del menor, así como a sus derechos fundamentales

Los Organizadores de eventos dirigidos a menores de edad son los responsables de obtener las autorizaciones de los representantes legales y de garantizar el cumplimiento de la normativa especial aplicable.

12. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

La Punta del Iceberg trata los datos personales para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas al Titular. Las finalidades se clasifican en generales (aplicables a todo el Sistema LPDI y a la operación de La Punta del Iceberg) y específicas (asociadas a cada Subsistema o tipo de relación). La Punta del Iceberg no trata datos personales para finalidades distintas a las descritas en esta Política sin obtener autorización expresa adicional del Titular.

12.1. Finalidades generales aplicables a todos los Titulares

Con carácter general, La Punta del Iceberg trata los datos personales para:

  1. Crear, mantener, verificar y administrar las cuentas de Usuario en el Sistema LPDI, incluyendo procesos de registro, autenticación, recuperación de credenciales y verificación de identidad
  2. Garantizar la seguridad del Sistema LPDI, prevenir fraudes, suplantaciones, accesos no autorizados y demás conductas que comprometan la integridad de los datos o las operaciones
  3. Cumplir las obligaciones contractuales derivadas de las relaciones con Clientes, Aliados, Proveedores y demás contrapartes de La Punta del Iceberg
  4. Cumplir las obligaciones legales y regulatorias aplicables, incluyendo obligaciones tributarias, contables, de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, retención documental, reportes a autoridades y cooperación con requerimientos legales
  5. Atender consultas, peticiones, quejas, reclamos y solicitudes formuladas por los Titulares a través de los canales oficiales
  6. Comunicar al Titular información operativa relevante, incluyendo notificaciones de cambios en la presente Política, en los Términos y Condiciones, en las funcionalidades del Sistema LPDI, en condiciones de servicio, en alertas de seguridad y en cualquier otro asunto de naturaleza informativa
  7. Realizar análisis estadísticos, estudios de mercado, reportes de industria e investigaciones del ecosistema, utilizando información agregada, anonimizada o seudonimizada
  8. Mejorar y desarrollar nuevas funcionalidades del Sistema LPDI, optimizar la experiencia de Usuario y diseñar productos y servicios complementarios
  9. Ejercer la defensa de los derechos e intereses legítimos de La Punta del Iceberg en procesos judiciales, administrativos, arbitrales o de cualquier otra naturaleza
  10. Promocionar los servicios propios de La Punta del Iceberg mediante comunicaciones comerciales dirigidas al Titular, sin perjuicio del derecho del Titular a oponerse al tratamiento con fines de mercadeo directo
  11. Realizar actividades de Inteligencia de Mercado o Scouting, conforme al numeral 14.4 de esta Política

12.2. Finalidades específicas del Subsistema de Gestión de Contenidos (SGC)

En el marco del SGC, La Punta del Iceberg trata los datos personales para:

  1. Publicar, curar y difundir eventos, convocatorias, noticias, podcasts, reportes, estudios y demás contenidos relevantes para el ecosistema
  2. Enviar al Titular newsletters periódicos personalizados, con base en sus preferencias de industria, región, etapa, rol y demás criterios declarados o inferidos del comportamiento de navegación
  3. Permitir a los Convocantes y Organizadores publicar sus Convocatorias y eventos, así como gestionar el contacto con los Usuarios interesados
  4. Generar estadísticas agregadas sobre el comportamiento del ecosistema, sin identificación de Titulares individuales
  5. Distribuir contenidos a través de Aliados de Difusión y Aliados Tecnológicos que faciliten la entrega, conforme al régimen de Encargados del Tratamiento

12.3. Finalidades específicas del Subsistema de Gestión del Relacionamiento (SGR)

En el marco del SGR, La Punta del Iceberg trata los datos personales para:

  1. Incluir al Titular en directorios estructurados de Startups o ICG, accesibles a otros Usuarios del Sistema LPDI conforme a los parámetros de visibilidad configurados por el Titular
  2. Calcular y asignar Niveles de Madurez a las Startups, en las cuatro dimensiones descritas en el numeral 13.1.b de esta Política
  3. Operar la funcionalidad de Matchmaking entre Startups e ICG, generando sugerencias automatizadas de conexión, conforme al numeral 13
  4. Alojar la información estratégica que el Titular decida cargar voluntariamente en su Data Room, y permitir el acceso controlado a dicha información por parte de los ICG que el propio Titular autorice
  5. Generar el dashboard de inteligencia del ecosistema, mediante el procesamiento de información declarada, complementada con métricas agregadas y anonimizadas
  6. Facilitar conexiones entre actores del ecosistema mediante mecanismos de comunicación interna del Sistema LPDI
  7. Realizar reportes sectoriales, informes de industria y análisis estratégicos del ecosistema, utilizando información agregada

12.4. Finalidades específicas del Subsistema de Gestión de Eventos (SGE)

En el marco del SGE, La Punta del Iceberg, o el Operador del SGE actuando como Encargado, trata los datos personales para:

  1. Gestionar el registro de Asistentes a eventos, incluyendo la creación de credenciales, la emisión de entradas y la confirmación de inscripciones
  2. Procesar los pagos correspondientes a eventos de acceso pagado, mediante la Pasarela de Pagos correspondiente
  3. Realizar el check-in y el control de acceso al evento, mediante código QR, código manual o, cuando el Titular lo autorice expresamente, mediante reconocimiento biométrico facial conforme al numeral 11.3
  4. Gestionar agendas, sesiones de networking, ruedas de negocios, reuniones uno-a-uno y demás formatos de interacción entre Asistentes
  5. Enviar comunicaciones operativas antes, durante y después del evento, incluyendo recordatorios, instrucciones de acceso, encuestas de satisfacción y materiales del evento
  6. Generar estadísticas e indicadores del evento para los Organizadores, incluyendo registro, asistencia, comportamiento durante el evento e impacto
  7. Permitir al Organizador acceder a la base de datos de Asistentes del evento que organiza, conforme al régimen de Encargados y a las autorizaciones específicas del Titular

12.5. Finalidades específicas en relaciones contractuales, laborales y de proveedores

En el marco de las relaciones laborales, contractuales y de proveedores, La Punta del Iceberg trata los datos personales para:

  1. Adelantar procesos de selección, evaluación de candidatos y contratación de personal
  2. Administrar la relación laboral, contractual o comercial, incluyendo nómina, seguridad social, prestaciones, evaluaciones de desempeño y desarrollo profesional
  3. Cumplir las obligaciones de pago, facturación, retenciones tributarias y reportes regulatorios
  4. Mantener la trazabilidad documental requerida por la legislación aplicable
  5. Gestionar la terminación de la relación y los efectos posteriores, incluyendo certificaciones, paz y salvos, finiquitos y demás trámites

12.6. Finalidades específicas con Aliados

En el marco de las relaciones con Aliados, La Punta del Iceberg trata los datos personales para:

  1. Con Aliados Tecnológicos: permitir la prestación de servicios técnicos por parte del Aliado en su calidad de Encargado del Tratamiento, conforme a las instrucciones documentadas de La Punta del Iceberg
  2. Con Aliados Comerciales o Partners: gestionar el flujo de leads referidos, liquidar comisiones, monitorear el desempeño de la relación comercial y prevenir conductas de elusión, conforme al contrato de colaboración comercial respectivo
  3. Con Aliados de Difusión o Medios: intercambiar contenidos y coordinar campañas de divulgación, respetando los derechos de los Titulares cuya información circule entre las partes
  4. Con Aliados de Eventos: coordinar la logística, promoción cruzada, gestión de Asistentes y demás aspectos operativos de los eventos, con independencia de la tecnología utilizada para gestionar el evento
  5. Con Aliados Académicos o Institucionales: desarrollar iniciativas conjuntas, programas de formación, investigaciones, estudios sectoriales y demás proyectos que materialicen la colaboración
  6. Con Aliados White-Label: operar el Sistema LPDI bajo la marca del Aliado conforme al numeral 7 y al numeral 14.5 de esta Política

12.7. Principio de no abuso de finalidades

La Punta del Iceberg se obliga a no tratar datos personales para finalidades distintas a las descritas en esta Política sin obtener autorización expresa adicional del Titular. En particular, La Punta del Iceberg:

  1. No vende, alquila ni comercializa datos personales identificables a terceros
  2. No transfiere ni cede datos personales identificables a terceros para el entrenamiento, ajuste fino o validación de modelos de inteligencia artificial generativa, modelos de lenguaje (LLM) u otros sistemas de aprendizaje automático ajenos al Sistema LPDI, salvo autorización expresa y específica del Titular. La Punta del Iceberg sí utiliza herramientas de inteligencia artificial y procesamiento algorítmico para operar las funcionalidades del Sistema LPDI (incluyendo el Matchmaking, la personalización del Newsletter, los Niveles de Madurez y la generación de informes y reportes), conforme a las finalidades autorizadas en la presente Política y bajo las reglas del numeral 13 sobre Decisiones Automatizadas.
  3. No comparte datos personales con terceros para fines de mercadeo de productos o servicios ajenos al ecosistema de La Punta del Iceberg, salvo autorización expresa y específica del Titular
  4. No realiza vigilancia continua del Titular ni perfilamiento que produzca decisiones jurídicas vinculantes en su contra, conforme al numeral 13

13. DECISIONES AUTOMATIZADAS

13.1. Tipos de decisiones automatizadas en el Sistema LPDI

El Sistema LPDI utiliza algoritmos y procesos automatizados para tres funcionalidades específicas, que constituyen Decisiones Automatizadas en los términos de esta Política:

  1. Matchmaking entre Startups e ICG. El Subsistema de Gestión del Relacionamiento opera un algoritmo que cruza criterios declarados por las Startups (industria, subindustria, etapa de desarrollo, necesidades de capital, Niveles de Madurez, geografía y demás atributos del perfil) con criterios declarados por los ICG (tesis de inversión, industrias y subindustrias de interés, regiones, rangos de ticket, etapas preferidas y demás atributos del perfil), y genera sugerencias de conexión de alto valor entre las partes.
  2. Clasificación de Niveles de Madurez de Startups. El SGR ofrece a las Startups una herramienta de autodeclaración de su nivel de madurez, en cuatro dimensiones (madurez del negocio, madurez tecnológica, madurez comercial y profesionalización del equipo), con una escala del 1 al 9 por dimensión. La metodología considera los criterios descritos en la documentación pública del Sistema LPDI, y la asignación del puntaje es realizada por la propia Startup conforme a su evaluación interna. La Punta del Iceberg no verifica de manera independiente los Niveles de Madurez declarados, sin perjuicio de la posibilidad de implementar, en el futuro, mecanismos de validación o verificación, los cuales serán informados oportunamente a los Titulares y se identificarán claramente en el perfil de la Startup como “verificados” cuando aplique.
  3. Personalización del Newsletter. El SGC opera un algoritmo que selecciona los contenidos a enviar a cada Lector de Newsletter o Usuario suscrito, con base en las preferencias declaradas (industrias, regiones, etapas, tipos de contenido) y, cuando el Titular lo haya autorizado, en el comportamiento de navegación previo.

13.2. Naturaleza no vinculante de las Decisiones Automatizadas

Las Decisiones Automatizadas descritas en el numeral 13.1 no producen efectos jurídicos directos sobre el Titular ni sobre terceros. En particular:

  1. Las sugerencias de Matchmaking son recomendaciones informativas que las partes pueden aceptar, rechazar o ignorar libremente. La Punta del Iceberg no garantiza que las conexiones sugeridas se materialicen, ni asume responsabilidad por las decisiones de inversión, alianza, contratación o cualquier otra que las partes tomen como consecuencia de la sugerencia
  2. Los Niveles de Madurez son una autoclasificación de la Startup, no una calificación emitida por La Punta del Iceberg. Reflejan la valoración que la propia empresa realiza sobre su estado de desarrollo en un momento determinado, con base en su evaluación interna. No constituyen una calificación crediticia, un dictamen profesional, una recomendación de inversión, ni una garantía sobre el valor, la viabilidad o el potencial de la Startup. La Punta del Iceberg no audita ni verifica de manera independiente la información declarada por las Startups y no garantiza la veracidad, exactitud o actualidad de los Niveles de Madurez autodeclarados. Los Usuarios que consulten esta información deben realizar su propia evaluación antes de tomar decisiones de inversión, alianza, contratación o cualquier otra.
  3. La personalización del Newsletter constituye una curaduría editorial automatizada que facilita la lectura de contenidos relevantes para el Titular, sin que la inclusión o exclusión de un contenido específico afecte derecho alguno del Titular.

13.3. Visibilidad de los Niveles de Madurez autodeclarados. Dado que los Niveles de Madurez son autoclasificaciones provistas por la propia Startup, su visibilidad se sujeta a las siguientes reglas:

  1. Carácter esencial dentro del SGR. La declaración de los Niveles de Madurez es un elemento esencial del registro en el Subsistema de Gestión del Relacionamiento, dado que dicho Subsistema tiene como propósito específico facilitar el descubrimiento y conexión de las Startups con ICG y demás actores del ecosistema. La autoclasificación en niveles de madurez es uno de los criterios diferenciadores que permite al SGR cumplir su función. En consecuencia, los Niveles de Madurez son campos obligatorios para completar el registro y mantener la presencia activa de la Startup en el SGR.
  2. Disponibilidad de alternativas para Titulares que no deseen declarar. La Startup que no desee declarar sus Niveles de Madurez puede optar por no registrarse en el SGR, conservando el acceso a los demás Subsistemas del Sistema LPDI (Gestión de Contenidos, Gestión de Eventos) y a las funcionalidades generales de cuenta, sin perjuicio alguno de los derechos del Titular.
  3. Visibilidad por defecto a Usuarios registrados. Los Niveles de Madurez autodeclarados son visibles a todos los Usuarios registrados en el Sistema LPDI (ICG, otras Startups y demás actores del ecosistema), como parte del perfil público de la Startup en el SGR.
  4. Identificación clara de la naturaleza autodeclarada. El perfil público de la Startup mostrará los Niveles de Madurez junto con una indicación visible de que se trata de información autodeclarada por la Startup, para que los Usuarios que consulten la información comprendan su naturaleza y alcance.
  5. Actualidad del perfil. El perfil mostrará la fecha de la última actualización del perfil de la Startup, de manera que los Usuarios puedan valorar la actualidad general de la información publicada.
  6. Posibilidad de retiro del SGR. La Startup puede, en cualquier momento, solicitar la eliminación de su perfil del SGR, lo cual implicará la supresión de los Niveles de Madurez autodeclarados y demás información asociada al Subsistema, conservando, si lo desea, su cuenta general en el Sistema LPDI.

13.4. Derechos del Titular frente a Decisiones Automatizadas

El Titular tiene los siguientes derechos específicos frente a las Decisiones Automatizadas del Sistema LPDI:

  1. Derecho a información sobre la lógica. El Titular puede conocer la lógica general de cada Decisión Automatizada y los criterios principales que la alimentan, sin que ello implique la divulgación de algoritmos propietarios, secretos industriales o detalles que comprometan la seguridad del Sistema. La Punta del Iceberg publica en su sitio web una explicación funcional, en lenguaje no técnico, del funcionamiento de cada algoritmo
  2. Derecho a impugnar la decisión. El Titular puede solicitar la revisión humana de una Decisión Automatizada que considere errónea, injusta o perjudicial. La revisión será realizada por personal cualificado de La Punta del Iceberg en un plazo razonable y conforme a los procedimientos descritos en el bloque correspondiente de esta Política
  3. Derecho a rectificar la información que alimenta la decisión. El Titular puede actualizar, corregir o completar la información declarada que alimenta los algoritmos, en cualquier momento, a través de las funcionalidades de edición del perfil. La modificación produce efectos sobre las decisiones futuras del algoritmo
  4. Derecho a oponerse a ser objeto de la Decisión Automatizada. El Titular puede oponerse total o parcialmente a ser sujeto de Decisiones Automatizadas, con las siguientes consecuencias operativas:
  5. La oposición al Matchmaking implica que el Titular saldrá del algoritmo de sugerencias y no aparecerá como “match sugerido” para otros Usuarios
  6. La oposición al tratamiento de Niveles de Madurez en sentido estricto no aplica, dado que los Niveles son autodeclarados por la propia Startup como condición de su participación en el SGR, y no resultan de un cálculo automatizado de La Punta del Iceberg. La Startup que no desee tener Niveles de Madurez visibles en el ecosistema puede solicitar la eliminación de su perfil del SGR conforme al numeral 13.3(f), conservando el acceso a los demás Subsistemas del Sistema LPDI.
  7. La oposición a la Personalización del Newsletter implica que el Titular dejará de recibir newsletter personalizado y, a su elección, recibirá una versión genérica o no recibirá newsletter

13.5. Información pública sobre los algoritmos

La Punta del Iceberg publica y mantiene actualizado, en su sitio web, un documento que explica en lenguaje no técnico:

  1. Los criterios principales que alimentan cada algoritmo
  2. El tipo de información declarada que se considera relevante
  3. Los procesos de actualización y refinamiento de los algoritmos
  4. Las limitaciones reconocidas de cada algoritmo
  5. Los procedimientos para impugnar o solicitar la revisión humana

Esta publicación se considera parte integral del cumplimiento del principio de transparencia y del derecho del Titular a conocer la lógica de las Decisiones Automatizadas.

14. FUENTES DE RECOLECCIÓN DE DATOS

La Punta del Iceberg obtiene datos personales a partir de las siguientes fuentes, todas las cuales son tratadas conforme a los principios y reglas de esta Política:

14.1. Datos suministrados directamente por el Titular

La principal fuente de datos personales tratados por La Punta del Iceberg es la información suministrada voluntariamente por el propio Titular, a través de:

  1. Los formularios de registro simplificado y detallado del Sistema LPDI
  2. Los formularios de registro a eventos en el SGE
  3. Los formularios de suscripción a newsletter en el SGC
  4. Los formularios de contacto, consulta, petición o reclamo
  5. Las cargas voluntarias de información en el Data Room del SGR
  6. Las comunicaciones que el Titular dirige a La Punta del Iceberg por cualquier canal
  7. Los formularios diligenciados en el marco de relaciones contractuales, laborales o de proveedores

14.2. Datos generados automáticamente por el uso del Sistema LPDI

Como resultado natural del uso del Sistema, se generan automáticamente los datos de navegación, dispositivo y comportamiento descritos en el numeral 10.6. Esta recolección se realiza mediante cookies y tecnologías similares conforme al régimen de cookies descrito en el bloque correspondiente de esta Política.

14.3. Datos recolectados de fuentes públicas

La Punta del Iceberg recolecta información de fuentes públicas y disponibles en internet, incluyendo:

  1. Sitios web de aceleradoras, incubadoras, fondos de inversión, cámaras de comercio, gobiernos y demás actores del ecosistema, que publican eventos, convocatorias, noticias, podcasts, reportes y estudios de industria
  2. Boletines, comunicados y publicaciones oficiales de entidades públicas y privadas del ecosistema
  3. Bases de datos públicas de carácter oficial (registros mercantiles, registros de entidades sin ánimo de lucro, listados oficiales de Aliados certificados)

Los datos recolectados de fuentes públicas comprenden principalmente información sobre eventos, oportunidades, convocatorias, análisis y publicaciones de la industria, así como los datos personales incidentales estrictamente necesarios para identificar la fuente, el organizador o el punto de contacto (por ejemplo, correo electrónico institucional del organizador, nombre del representante).

Esta recolección se realiza al amparo del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, que permite el tratamiento de datos de naturaleza pública sin autorización del Titular, sujeto al respeto de los derechos del Titular en los términos del bloque correspondiente de esta Política.

14.4. Inteligencia de Mercado y Scouting

La Punta del Iceberg realiza actividades de Inteligencia de Mercado y Scouting del ecosistema, con la finalidad de identificar Startups, ICG y demás actores potencialmente interesados en registrarse y participar en el Sistema LPDI.

Esta actividad se diferencia de la recolección de fuentes públicas del numeral 14.3 en lo siguiente:

  1. No construye perfiles publicados sin registro previo. La identificación de actores se realiza con fines internos de contacto, no para alimentar el SGR ni ningún otro directorio público del Sistema LPDI sin el registro voluntario del actor
  2. Se utiliza únicamente para contacto y propuesta de valor. Los datos identificados sirven para que La Punta del Iceberg pueda enviar al actor una invitación a registrarse en el Sistema, con información sobre los beneficios de la participación
  3. Respeta el derecho de oposición. Toda comunicación de Scouting enviada por La Punta del Iceberg incluye información sobre el origen de los datos de contacto, las finalidades del contacto, y un mecanismo claro y accesible para que el destinatario pueda oponerse a recibir comunicaciones futuras. La oposición se atiende de inmediato y los datos del contacto se incluyen en una lista de exclusión
  4. No alimenta funcionalidades del Sistema sin consentimiento. La información obtenida mediante Scouting no se utiliza para algoritmos de Matchmaking, Niveles de Madurez, Newsletter personalizado, ni para ninguna otra funcionalidad del Sistema LPDI sin el registro voluntario y la autorización del actor
  5. Se conserva por plazo definido. Los datos obtenidos mediante Scouting que no resulten en un registro efectivo del actor en el Sistema LPDI se conservan, por regla general, por un plazo máximo de veinticuatro (24) meses contados desde el último contacto efectivo o la última verificación de relevancia del contacto. Vencido dicho plazo, los datos son suprimidos mediante procesos de depuración periódica. Quedan exceptuadas de la supresión automática las siguientes situaciones:
    1. cuando el contacto haya solicitado expresamente su inclusión en una lista de exclusión, en cuyo caso se conserva únicamente el dato mínimo necesario para honrar la exclusió.
    1. cuando el contacto se encuentre en proceso activo de gestión comercial documentada con La Punta del Iceberg
    1. cuando exista una base jurídica adicional que justifique la conservación (por ejemplo, relación contractual o institucional preexistente).

14.5. Datos recibidos de Aliados o terceros

La Punta del Iceberg puede recibir datos personales de sus Aliados o de terceros, en los siguientes escenarios:

  1. Cuando un Aliado de Eventos comparte con La Punta del Iceberg la base de datos de Asistentes a un evento coorganizado, patrocinado o auspiciado por La Punta del Iceberg
  2. Cuando un Aliado Comercial refiere a un cliente potencial conforme al contrato de colaboración comercial respectivo
  3. Cuando un Aliado White-Label aporta los datos de sus Usuarios para ser gestionados con la tecnología del Sistema LPDI
  4. Cuando un Aliado Académico o Institucional comparte información en el marco de una iniciativa conjunta
  5. En todos estos casos, La Punta del Iceberg recibe los datos bajo la condición previa de que el Aliado o tercero certifique que:
  6. Cuenta con la autorización del Titular o con una base legítima para la transmisión
  7. Ha informado al Titular sobre la posibilidad de que sus datos sean compartidos con La Punta del Iceberg
  8. Las finalidades de la transmisión son compatibles con la autorización original

La Punta del Iceberg suscribe con sus Aliados, cuando aplique, los Contratos de Transferencia y Transmisión de Datos Personales correspondientes, conforme al bloque de transferencias y transmisiones de esta Política.

14.6. Datos de Terceros Referenciados

La Punta del Iceberg trata datos personales de Terceros Referenciados (fundadores mencionados en noticias, ponentes referenciados en eventos publicados, contactos institucionales citados en convocatorias y demás casos análogos) bajo las siguientes reglas:

  1. Los datos publicados se limitan a información profesional o pública, lícitamente obtenida de fuentes públicas conforme al numeral 14.3
  2. La Punta del Iceberg no publica datos sensibles, datos de la vida privada ni información cuya divulgación pueda causar perjuicio al Tercero Referenciado
  3. El Tercero Referenciado tiene derecho a solicitar la rectificación, actualización, supresión o anonimización de la información publicada sobre él, mediante comunicación al canal indicado en el numeral 1 de esta Política. La Punta del Iceberg atenderá la solicitud conforme a los procedimientos descritos en el bloque correspondiente y sujeto a las excepciones legítimas (interés público, libertad de información, ejercicio o defensa de derechos)
  4. Cuando el Tercero Referenciado solicite su registro como Usuario, los datos previamente publicados se incorporarán a su perfil bajo el régimen general de Usuarios registrados

14.7. Datos de enriquecimiento

La Punta del Iceberg puede complementar los datos suministrados por el Titular con información proveniente de fuentes externas, únicamente cuando el Titular lo autorice expresa y específicamente mediante casilla independiente en el momento del registro o posteriormente. Las fuentes de enriquecimiento pueden incluir, entre otras:

  1. Perfiles profesionales públicos del Titular en redes sociales especializadas
  2. Información pública de la Cámara de Comercio y registros mercantiles
  3. Bases de datos públicas oficiales
  4. Información agregada de proveedores especializados de datos del ecosistema

El enriquecimiento se realiza con la finalidad exclusiva de completar el perfil del Titular en el Sistema LPDI, mejorar la calidad de las funcionalidades (en particular el Matchmaking y los Niveles de Madurez) y facilitar la conexión con otros actores del ecosistema. El Titular puede retirar la autorización de enriquecimiento en cualquier momento, caso en el cual La Punta del Iceberg cesará la actualización de datos provenientes de fuentes externas y, a solicitud del Titular, suprimirá los datos previamente enriquecidos.

15. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

15.1. Régimen aplicable

La Punta del Iceberg cuenta con la colaboración de terceros que actúan como Encargados del Tratamiento para la operación de distintas funcionalidades del Sistema LPDI y para el desarrollo de su objeto social. Los Encargados tratan datos personales por cuenta de La Punta del Iceberg y conforme a sus instrucciones documentadas, sin tomar decisiones autónomas sobre las finalidades del tratamiento.

La relación con cada Encargado se rige por un contrato de transmisión de datos personales, suscrito conforme a los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013 (incorporado al Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), que detalla las obligaciones del Encargado, las medidas de seguridad exigidas, los plazos de notificación de incidentes, las facultades de auditoría y demás aspectos del régimen aplicable. La Punta del Iceberg dispone de modelos contractuales preparados para este propósito y los suscribe con cada Encargado antes de iniciar la transmisión de datos personales.

15.2. Categorías de Encargados

La Punta del Iceberg recurre a las siguientes categorías de Encargados del Tratamiento para la operación del Sistema LPDI y de sus actividades:

  1. Operador del Subsistema de Gestión de Eventos. Aliado Tecnológico que opera la infraestructura del SGE bajo modalidad de marca blanca, conforme al numeral 6.3 de esta Política
  2. Proveedores de infraestructura cloud y servidores. Aliados Tecnológicos que proporcionan los servicios de almacenamiento, procesamiento y disponibilidad técnica del Sistema LPDI
  3. Pasarelas de pago. Proveedores que operan la recepción, validación y dispersión de pagos electrónicos cuando aplique, en particular para eventos de acceso pagado
  4. Proveedores de servicios de mensajería electrónica y comunicaciones. Aliados Tecnológicos que facilitan el envío de newsletters, comunicaciones operativas, notificaciones y demás mensajes a los Titulares
  5. Proveedores de herramientas analíticas y de medición. Aliados Tecnológicos que permiten a La Punta del Iceberg medir el uso del Sistema, generar estadísticas agregadas y mejorar la experiencia del Usuario
  6. Proveedores de soluciones de gestión comercial y CRM. Aliados Tecnológicos que permiten a La Punta del Iceberg administrar las relaciones con clientes potenciales, leads y oportunidades comerciales
  7. Proveedores de servicios de soporte, atención al Titular y mesa de ayuda. Aliados que apoyan a La Punta del Iceberg en la atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos de los Titulares
  8. Aliados Comerciales o Partners. Aquellos a quienes La Punta del Iceberg refiere leads o transmite información de clientes potenciales para la gestión comercial, conforme al contrato de colaboración comercial respectivo
  9. Aliados White-Label. Cuando La Punta del Iceberg actúa como Encargado de un Aliado que opera el Sistema bajo su propia marca, conforme al numeral 7.2 de esta Política, y el Aliado a su vez puede designar a La Punta del Iceberg como su Encargado mediante el contrato correspondiente

15.3. Obligaciones contractuales mínimas exigidas a los Encargados

La Punta del Iceberg exige a sus Encargados del Tratamiento, mediante contrato, el cumplimiento de las siguientes obligaciones mínimas:

  1. Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones documentadas de La Punta del Iceberg y para las finalidades específicamente autorizadas
  2. Cumplir con la Ley 1581 de 2012 y las normas reglamentarias y complementarias, así como con la presente Política
  3. Implementar medidas técnicas, humanas y administrativas razonables de seguridad para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
  4. Garantizar la confidencialidad de los datos personales tratados, obligación que se extiende a sus empleados, contratistas y subcontratistas
  5. Notificar a La Punta del Iceberg, de manera inmediata y en todo caso dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes al conocimiento del hecho, cualquier Incidente de Seguridad que afecte los datos personales objeto del tratamiento
  6. Permitir a La Punta del Iceberg realizar auditorías de cumplimiento, ya sea directamente o a través de terceros calificados, con un preaviso razonable
  7. Asistir a La Punta del Iceberg en la atención de las solicitudes de ejercicio de derechos formuladas por los Titulares, suministrando la información necesaria en los plazos requeridos
  8. No subcontratar el tratamiento de datos personales sin la autorización previa, expresa y escrita de La Punta del Iceberg. Cuando se autorice la subcontratación, el Encargado deberá trasladar al subcontratista las mismas obligaciones que asume frente a La Punta del Iceberg
  9. Devolver o suprimir, según las instrucciones de La Punta del Iceberg, los datos personales al término de la relación contractual, dentro de los plazos pactados, y certificar la supresión cuando aplique
  10. Abstenerse de utilizar los datos personales para finalidades distintas a las autorizadas, en particular para el entrenamiento, ajuste o validación de modelos de inteligencia artificial generativa o sistemas de aprendizaje automático ajenos al Sistema LPDI

15.4. Anexo público de Encargados del Tratamiento

La identidad específica de los Encargados del Tratamiento vigentes de La Punta del Iceberg, organizada por las categorías descritas en el numeral 15.2, se publica y mantiene actualizada en el Anexo de Encargados del Tratamiento, disponible en el sitio web de La Punta del Iceberg.

El Anexo incluye, para cada Encargado: la categoría a la que pertenece, el nombre comercial, la jurisdicción principal de operación y, cuando aplique, el carácter de la transferencia o transmisión (nacional o internacional).

La actualización del Anexo se realiza conforme se incorporen, modifiquen o terminen las relaciones con Encargados. Los cambios materiales en la lista de Encargados se comunican a los Titulares mediante los canales habituales de comunicación (notificación en el Sistema, correo electrónico al Lector de Newsletter cuando aplique, publicación destacada en el sitio web).

La variación en la identidad de un Encargado no requiere nueva aceptación de esta Política por parte del Titular, en la medida en que el nuevo Encargado asuma las mismas obligaciones contractuales y opere bajo el régimen descrito en este numeral.

15.5. Responsabilidad de La Punta del Iceberg por sus Encargados

Sin perjuicio de las obligaciones contractuales que asuman los Encargados, La Punta del Iceberg responde frente al Titular y frente a la SIC por el cumplimiento de las obligaciones de tratamiento de datos personales por parte de los Encargados que designe, conforme a la Ley 1581 y a la doctrina aplicable. La Punta del Iceberg conserva las acciones de repetición que correspondan contra el Encargado responsable del incumplimiento.

16. TRANSFERENCIAS Y TRANSMISIONES DE DATOS PERSONALES

16.1. Distinción entre Transferencia y Transmisión

Conforme a las definiciones del numeral 4 de esta Política y a la normativa aplicable:

  1. Una Transferencia ocurre cuando La Punta del Iceberg comunica datos personales a un tercero que actúa como nuevo Responsable independiente del Tratamiento. El tercero, una vez recibidos los datos, toma decisiones autónomas sobre su tratamiento, conforme a sus propias finalidades y a su propia política
  2. Una Transmisión ocurre cuando La Punta del Iceberg comunica datos personales a un Encargado del Tratamiento, para que éste los trate por cuenta de La Punta del Iceberg y conforme a sus instrucciones, sin tomar decisiones autónomas

La distinción es jurídicamente relevante porque las obligaciones del receptor y los derechos del Titular varían en cada caso. La Punta del Iceberg determina, para cada operación, si se trata de una Transferencia o de una Transmisión y aplica el régimen correspondiente.

16.2. Transferencias nacionales

La Punta del Iceberg realiza Transferencias nacionales de datos personales a otros Responsables del Tratamiento domiciliados en Colombia, en los siguientes casos:

  1. Cuando un Aliado de Difusión recibe contenidos para divulgación que incluyan datos personales incidentales (por ejemplo, autores de notas, organizadores de eventos)
  2. Cuando un Aliado Académico, Institucional o de Eventos recibe datos personales en el marco de iniciativas conjuntas, asumiendo responsabilidades propias sobre dicho tratamiento
  3. Cuando una autoridad pública requiera información en ejercicio de sus facultades legales
  4. En los demás casos previstos por la Ley 1581 y autorizados por el Titular

Las Transferencias nacionales a Aliados que actúen como Responsables independientes se rigen por el Contrato de Transferencia y Transmisión Nacional de Datos Personales (General), suscrito por La Punta del Iceberg con cada Aliado antes del inicio de la transferencia.

16.3. Transmisiones nacionales

La Punta del Iceberg realiza Transmisiones nacionales de datos personales a Encargados del Tratamiento domiciliados en Colombia. El caso principal es la transmisión al Operador del SGE, quien opera el Subsistema de Gestión de Eventos bajo modalidad de marca blanca conforme al numeral 6.3 de esta Política.

La Transmisión al Operador del SGE se rige por el Contrato de Transferencia y Transmisión Nacional de Datos Personales suscrito específicamente entre La Punta del Iceberg y el Operador del SGE vigente, el cual detalla las obligaciones del Operador conforme al numeral 15.3 de esta Política. La identidad del Operador del SGE vigente se publica en el Anexo de Encargados.

Las demás Transmisiones nacionales (a otros Aliados Tecnológicos, proveedores de soporte, proveedores de servicios de mensajería que operen desde Colombia, entre otros) se rigen por contratos análogos suscritos antes del inicio de la transmisión.

16.4. Transferencias internacionales

La Punta del Iceberg puede realizar Transferencias internacionales de datos personales a otros Responsables del Tratamiento domiciliados fuera de Colombia, en los siguientes casos:

  1. Cuando un Aliado domiciliado en el exterior reciba datos personales en el marco de una iniciativa conjunta y asuma decisiones autónomas sobre el tratamiento
  2. Cuando el Titular autorice expresamente la transferencia a un destinatario específico para una finalidad determinada (por ejemplo, postulación a una Convocatoria de una entidad extranjera)
  3. En los demás casos previstos por el artículo 26 de la Ley 1581 y autorizados por el Titular

Las Transferencias internacionales se realizan con base en la autorización expresa del Titular, manifestada mediante la aceptación de esta Política, complementada con la suscripción de cláusulas contractuales tipo con el destinatario, conforme al numeral 16.6 siguiente.

16.5. Transmisiones internacionales

La Punta del Iceberg realiza Transmisiones internacionales de datos personales a Encargados del Tratamiento domiciliados fuera de Colombia. Este es el caso típico de los proveedores de infraestructura cloud, herramientas analíticas, plataformas de mensajería electrónica, soluciones de CRM y demás Aliados Tecnológicos con sede o servidores ubicados en el extranjero.

Las Transmisiones internacionales se rigen por el Contrato de Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales, cuyas plantillas son suscritas por La Punta del Iceberg con cada Encargado internacional antes del inicio de la transmisión. El contrato contiene cláusulas contractuales tipo que garantizan estándares de protección equivalentes a los del régimen colombiano.

16.6. Base jurídica y régimen de las transferencias y transmisiones internacionales

Conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, las transferencias y transmisiones internacionales de datos personales requieren una base jurídica habilitante. La Punta del Iceberg opera bajo el siguiente régimen:

  1. Autorización expresa del Titular. Al aceptar esta Política, el Titular autoriza expresamente la transferencia y transmisión de sus datos personales a destinatarios y Encargados ubicados fuera de Colombia, en las condiciones y para las finalidades aquí descritas
  2. Cláusulas contractuales tipo. Adicionalmente, La Punta del Iceberg suscribe con cada destinatario o Encargado internacional un Contrato de Transferencia y Transmisión Internacional que incorpora cláusulas contractuales tipo, las cuales obligan al destinatario o Encargado a tratar los datos conforme a estándares de protección equivalentes a los del régimen colombiano
  3. Verificación previa. Antes de iniciar una transferencia o transmisión internacional, La Punta del Iceberg verifica que el destinatario o Encargado: (i) acepte y suscriba el contrato correspondiente; (ii) cuente con capacidades técnicas y organizativas razonables; (iii) opere en una jurisdicción que no impida el cumplimiento de las obligaciones contractuales
  4. Equivalencia con estándares internacionales. Como se declara en el numeral 3.2 de esta Política, el régimen colombiano de protección de datos personales contempla principios sustantivamente equivalentes a estándares internacionales como el RGPD y la CCPA. La combinación de autorización del Titular y cláusulas contractuales tipo es la práctica internacional reconocida para garantizar la protección de los datos en transferencias y transmisiones transfronterizas

16.7. Países y regiones de destino

Los datos personales tratados por La Punta del Iceberg pueden ser transferidos o transmitidos a destinatarios y Encargados ubicados en las siguientes regiones:

  1. Países de América Latina (en particular Colombia, México, Argentina, Brasil, Chile, Perú y Centroamérica, según los Aliados y operaciones vigentes)
  2. Estados Unidos de América, principalmente como sede de proveedores tecnológicos globales (entre otros, proveedores de infraestructura cloud, herramientas analíticas, plataformas de mensajería)
  3. Unión Europea y Reino Unido, principalmente como sede de proveedores tecnológicos globales y como destino de operaciones con Aliados y clientes en España y otros países europeos
  4. Otras jurisdicciones, cuando existan operaciones específicas con Aliados o clientes domiciliados allí

La identidad específica de los destinatarios y Encargados internacionales, y la jurisdicción correspondiente, se publica y mantiene actualizada en el Anexo de Encargados del Tratamiento.

16.8. Derechos del Titular frente a transferencias y transmisiones

El Titular tiene derecho a:

  1. Conocer las categorías de destinatarios o Encargados a los cuales sus datos personales son transferidos o transmitidos, mediante consulta del Anexo de Encargados o solicitud al canal indicado en el numeral 1 de esta Política
  2. Ser informado de la naturaleza nacional o internacional de la transferencia o transmisión
  3. Oponerse a una transferencia o transmisión específica por motivos legítimos, mediante solicitud motivada al canal indicado en el numeral 1. La Punta del Iceberg evaluará la solicitud conforme a los procedimientos descritos en el bloque correspondiente de esta Política y a las excepciones del numeral 3.4
  4. Ejercer los derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión y revocatoria respecto de los datos transferidos o transmitidos, conforme al procedimiento descrito en esta Política

17. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

17.1. Qué son las cookies

Las cookies son pequeños archivos de texto que los sitios web almacenan en el navegador del Titular para diversas finalidades, incluyendo facilitar la navegación, recordar preferencias, autenticar sesiones, analizar el comportamiento de uso y, en algunos casos, personalizar contenidos o anuncios.

17.2. Categorías de cookies utilizadas en el Sistema LPDI

El Sistema LPDI utiliza o puede utilizar las siguientes categorías de cookies:

  1. Cookies estrictamente necesarias. Son aquellas indispensables para el funcionamiento básico del Sistema, tales como la autenticación de sesión, la seguridad técnica del sitio, el almacenamiento de las preferencias de cookies del Titular y la habilitación de funcionalidades esenciales. Estas cookies no requieren consentimiento del Titular para su activación, pues sin ellas el Sistema no podría operar
  2. Cookies funcionales. Permiten la habilitación de funcionalidades adicionales, tales como compartir contenidos en redes sociales, recoger retroalimentación y otras características provistas por terceros integrados al Sistema
  3. Cookies analíticas. Permiten a La Punta del Iceberg comprender cómo los Titulares interactúan con el Sistema, mediante métricas como el número de visitas, las páginas más consultadas, el tiempo de permanencia, las fuentes de tráfico y otros indicadores. La información generada es agregada y se utiliza para mejorar el Sistema. Actualmente, La Punta del Iceberg utiliza Google Analytics como herramienta principal de analítica, lo que implica la transmisión de datos a Google LLC (Estados Unidos), bajo el régimen descrito en el numeral 16 de esta Política
  4. Cookies de rendimiento. Permiten medir indicadores clave de desempeño del Sistema, con la finalidad de ofrecer una mejor experiencia técnica al Titular
  5. Cookies de publicidad o mercadeo. Cuando se utilicen, permiten ofrecer contenido o anuncios relevantes al Titular con base en sus visitas previas y en el comportamiento de navegación. Esta categoría no está activa de manera estable al momento de la presente versión de la Política, pero se incluye como categoría posible para futuras implementaciones

17.3. Gestión del consentimiento por el Titular

Al ingresar al sitio web de La Punta del Iceberg, el Titular encuentra un banner de gestión de cookies que le permite:

  1. Aceptar todas las cookies.
  2. Rechazar todas las cookies no estrictamente necesarias.
  3. Personalizar sus preferencias por categoría de cookies-

El Titular puede modificar sus preferencias de cookies en cualquier momento, accediendo nuevamente al banner desde el sitio web o desde la configuración correspondiente. La revocación del consentimiento no afecta la licitud de los tratamientos realizados con base en el consentimiento previo.

Las cookies no estrictamente necesarias solo se activan cuando el Titular las haya autorizado expresamente a través del banner. Las cookies estrictamente necesarias se activan por defecto, conforme al numeral 17.2(a).

17.4. Tecnologías similares

Además de las cookies, el Sistema LPDI puede utilizar tecnologías similares para finalidades análogas, incluyendo:

  1. Pixeles de seguimiento y web beacons. Pequeñas imágenes invisibles que permiten verificar la apertura de correos electrónicos o el cargue de páginas
  2. Almacenamiento local del navegador. Tecnologías como localStorage y sessionStorage que permiten guardar preferencias y datos de sesión directamente en el navegador del Titular
  3. Identificadores de dispositivo. Cuando aplique en aplicaciones móviles, identificadores que permiten reconocer el dispositivo del Titular

Estas tecnologías se utilizan conforme al mismo régimen de consentimiento descrito para las cookies, en lo aplicable.

17.5. Cookies y tecnologías de terceros

Las cookies y tecnologías de terceros son aquellas instaladas por proveedores distintos a La Punta del Iceberg, en virtud de las integraciones del Sistema con sus servicios. Los principales terceros vigentes son los listados en el Anexo de Encargados del Tratamiento, en sus categorías analíticas, de mercadeo y de gestión.

Cada tercero opera sus propias políticas de privacidad y de cookies, las cuales el Titular puede consultar en los sitios web de los respectivos proveedores. La Punta del Iceberg no controla el contenido específico de dichas políticas, pero exige a sus terceros el cumplimiento de obligaciones contractuales mínimas conforme al numeral 15.3 de esta Política.

18. DERECHOS DEL TITULAR

18.1. Derechos básicos del Titular bajo la Ley 1581

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, todo Titular cuyos datos personales sean tratados por La Punta del Iceberg tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Punta del Iceberg. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Punta del Iceberg, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento conforme al artículo 10 de la Ley 1581
  3. Ser informado por La Punta del Iceberg, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante La Punta del Iceberg, conforme al numeral 19.8 de esta Política
  5. Revocar la autorización otorgada y solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, sin perjuicio de las excepciones previstas en el numeral 3.4 y en la normativa aplicable
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales en la Política que motiven nuevas consultas
  7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos personales de niños, niñas y adolescentes, conforme a los numerales 11 y 8.3 de esta Política

18.2. Derechos adicionales reconocidos voluntariamente

Adicionalmente a los derechos del numeral 18.1, La Punta del Iceberg reconoce voluntariamente a los Titulares residentes en jurisdicciones específicas los derechos descritos en el numeral 3.3 de esta Política, sujetos a las excepciones y límites del numeral 3.4. En particular:

  1. Para Titulares residentes en la Unión Europea o el Reino Unido: derecho a la portabilidad, derecho al olvido ampliado, derecho a no ser objeto de Decisiones Automatizadas, derecho a oponerse al mercadeo directo y derecho a presentar reclamaciones ante autoridades nacionales de protección de datos, sin perjuicio del régimen de jurisdicción establecido en el numeral 3.5
  2. Para Titulares residentes en el estado de California, Estados Unidos: derecho a conocer, derecho a optar por no participar en la venta o compartición de datos, derecho a la no discriminación y derecho a limitar el uso de información personal sensible.

El ejercicio de estos derechos adicionales se realiza por los mismos canales y procedimientos descritos en el numeral 19 de esta Política, con las particularidades operativas que correspondan a la naturaleza de cada derecho.

18.3. Derechos específicos frente a Decisiones Automatizadas

Conforme al numeral 13.4 de esta Política, los Titulares tienen los siguientes derechos específicos frente a las Decisiones Automatizadas del Sistema LPDI:

  1. Derecho a información sobre la lógica general de cada algoritmo y los criterios principales que lo alimentan
  2. Derecho a impugnar la decisión y solicitar revisión humana
  3. Derecho a rectificar la información que alimenta el algoritmo
  4. Derecho a oponerse a ser objeto de la Decisión Automatizada, en los términos y con las consecuencias operativas descritas en el numeral 13.4

18.4. Derechos de Terceros Referenciados

Las personas naturales cuya información sea publicada o procesada por el Sistema LPDI sin haberse registrado directamente como Usuarios (Terceros Referenciados, conforme al numeral 14.6) tienen derecho a solicitar la rectificación, actualización, supresión o anonimización de la información publicada sobre ellos. El ejercicio de este derecho se realiza por los mismos canales descritos en el numeral 19, sujeto a las excepciones legítimas reconocidas en esta Política y en la normativa aplicable.

18.5. Quiénes pueden ejercer los derechos

Los derechos del Titular podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

  1. El propio Titular, quien deberá acreditar su identidad de manera suficiente, conforme al numeral 19.3
  2. Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad mediante registro civil de defunción, acta de declaratoria de herederos u otro documento legalmente idóneo
  3. El representante legal o apoderado del Titular, quien deberá acreditar la representación mediante poder otorgado conforme a la legislación aplicable o, en el caso de personas jurídicas, mediante el certificado de existencia y representación correspondiente
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro, conforme a las reglas generales del derecho civil

19. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

19.1. Canales de atención

Los Titulares pueden ejercer sus derechos a través de cualquiera de los siguientes canales oficiales de La Punta del Iceberg:

La Punta del Iceberg habilitará oportunamente canales adicionales (formularios web dentro del Sistema LPDI, mecanismos de autoatención y otros) y los informará en su sitio web cuando estén disponibles.

19.2. Requisitos de la petición

Para facilitar la atención de la solicitud, el Titular deberá suministrar al menos la siguiente información:

  1. Nombres y apellidos completos del Titular
  2. Tipo y número del documento de identidad
  3. Datos de contacto para la respuesta (correo electrónico y, opcionalmente, teléfono o dirección física)
  4. Descripción clara y precisa del derecho que ejerce, los hechos que motivan la solicitud y la pretensión específica
  5. Documentos que respalden la petición, cuando aplique (por ejemplo, evidencia del dato inexacto, soporte de la solicitud de actualización)
  6. Cuando el Titular actúe a través de representante: documento que acredite la representación, conforme al numeral 18.5(c)

La ausencia de alguno de los requisitos anteriores no impide automáticamente la tramitación, pero La Punta del Iceberg podrá requerir al Titular la complementación de la información en un plazo razonable. Si el Titular no complementa la información requerida en el plazo otorgado, la solicitud podrá archivarse, sin perjuicio del derecho del Titular a presentar nuevamente la solicitud completa.

19.3. Verificación de identidad del solicitante

Con el fin de prevenir suplantaciones y proteger los datos del Titular, La Punta del Iceberg podrá solicitar información o documentación adicional para confirmar la identidad de quien formula la petición. Las medidas de verificación serán proporcionales a la sensibilidad de los datos involucrados y a la naturaleza del derecho ejercido. La verificación de identidad no constituye una barrera al ejercicio de derechos, sino una salvaguarda en interés del propio Titular.

19.4. Tipos de solicitudes y plazos de respuesta

La Punta del Iceberg distingue, conforme a la Ley 1581 de 2012, entre dos tipos de solicitudes con plazos diferenciados:

  1. Consultas. Solicitudes mediante las cuales el Titular requiere conocer los datos personales que reposan en las bases de datos de La Punta del Iceberg y el uso que se les ha dado. Conforme al artículo 14 de la Ley 1581:
    1. Plazo máximo de respuesta: diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la consulta
    1. Prórroga: cuando no sea posible atender la consulta dentro del plazo, La Punta del Iceberg informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
  2. Reclamos. Solicitudes mediante las cuales el Titular considera que la información contenida en las bases de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581. Conforme al artículo 15:
    1. Plazo máximo de respuesta: quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del reclamo.
    1. Prórroga: cuando no sea posible atender el reclamo dentro del plazo, La Punta del Iceberg informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo
  3. Reclamos incompletos. Si el reclamo presentado por el Titular resulta incompleto, La Punta del Iceberg requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el Titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

19.5. Procedimiento aplicable según el tipo de derecho ejercido

  1. Consulta o acceso a los datos. Recibida la solicitud, La Punta del Iceberg verifica la identidad del Titular y, dentro del plazo aplicable, suministra la información solicitada sobre los datos personales que reposan en sus bases, las finalidades del tratamiento, las categorías de Encargados a quienes se han transmitido los datos y los demás aspectos relevantes que el Titular consulte.
  2. Rectificación o actualización. El Titular indica el dato que considera inexacto, incompleto o desactualizado, y suministra la información correcta o actualizada, junto con el soporte cuando aplique. La Punta del Iceberg verifica la solicitud y, si procede, actualiza el dato en sus bases. Cuando el dato haya sido transmitido a Encargados, La Punta del Iceberg coordina con éstos la actualización correspondiente.
  3. Supresión. El Titular solicita la eliminación de uno o más datos personales o de la totalidad de los datos a su nombre. La Punta del Iceberg evalúa la procedencia de la solicitud conforme a las excepciones del numeral 3.4 y a las obligaciones legales de conservación de datos. Si la supresión procede, se ejecuta en un plazo razonable y se coordina con los Encargados que tengan copia de los datos. Si no procede total o parcialmente, La Punta del Iceberg responde motivadamente conforme al numeral 19.7.
  4. Revocatoria de la autorización. El Titular retira el consentimiento previamente otorgado para el tratamiento de sus datos personales, total o parcialmente. La Punta del Iceberg cesa el tratamiento correspondiente, sin perjuicio de las excepciones legítimas que justifiquen la conservación de ciertos datos (cumplimiento de obligaciones legales, defensa de derechos, datos necesarios para la ejecución de un contrato vigente).
  5. Oposición al tratamiento. El Titular se opone a un tratamiento específico (por ejemplo, mercadeo directo, recepción de comunicaciones de Scouting, sujeción a Decisiones Automatizadas, enriquecimiento de datos con fuentes externas). La Punta del Iceberg atiende la oposición conforme a las consecuencias operativas previstas en cada caso, o responde motivadamente si la oposición no procede.
  6. Portabilidad (Titulares residentes en UE/UK). El Titular solicita recibir los datos personales que suministró directamente a La Punta del Iceberg, en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica. La Punta del Iceberg entrega los datos en formato estructurado, según las capacidades técnicas vigentes del Sistema, en el plazo aplicable. La portabilidad se limita a los datos suministrados directamente por el Titular y no incluye datos derivados, agregados, anonimizados o inferidos por La Punta del Iceberg, ni información sujeta a derechos de terceros o a obligaciones de confidencialidad.
  7. Derecho a conocer (Titulares residentes en California). El Titular solicita información sobre las categorías de datos recolectados, las fuentes de recolección, las finalidades específicas, las categorías de terceros con quienes se han compartido los datos y los demás aspectos previstos por la CCPA y la CPRA. La Punta del Iceberg responde en los plazos aplicables.
  8. Acreditación de la autorización. El Titular solicita prueba de la autorización otorgada a La Punta del Iceberg. La Punta del Iceberg suministra evidencia de la aceptación de la Política (registros de la cuenta, fecha de aceptación, contenido de la versión aceptada).

19.6. Costo del ejercicio de derechos

El ejercicio de los derechos del Titular es gratuito como regla general. Sin perjuicio de lo anterior, La Punta del Iceberg podrá exigir una contraprestación razonable o denegar la solicitud cuando esta resulte manifiestamente infundada, excesiva o repetitiva, conforme al numeral 3.4(e) de esta Política. En tales casos, La Punta del Iceberg motivará por escrito la decisión.

19.7. Respuesta motivada en caso de denegación

Si La Punta del Iceberg deniega total o parcialmente una solicitud, deberá:

  1. Responder por escrito al Titular dentro de los plazos aplicables conforme al numeral 19.4
  2. Indicar las razones de hecho y de derecho que motivan la denegación, con referencia a la disposición legal o contractual aplicable y, cuando corresponda, a las excepciones del numeral 3.4
  3. Informar al Titular sobre las vías de reclamación disponibles, incluyendo el derecho a presentar reclamación ante la SIC conforme al numeral 19.8

19.8. Reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El Titular que no haya recibido respuesta satisfactoria de La Punta del Iceberg, o que considere que su solicitud no fue atendida adecuadamente, podrá presentar reclamación ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad nacional de protección de datos personales en Colombia.

Conforme al artículo 16 de la Ley 1581, el Titular o causahabiente solo podrá elevar tal queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante La Punta del Iceberg.

La información oficial sobre el procedimiento de reclamación, los canales de atención de la SIC y los formularios correspondientes se encuentra disponible en el sitio web oficial de la Superintendencia: www.sic.gov.co.

19.9. Idioma de las solicitudes. La Punta del Iceberg atiende las solicitudes de ejercicio de derechos formuladas en español, idioma oficial de operación de La Punta del Iceberg y de la jurisdicción colombiana aplicable conforme al numeral 3.5 de esta Política. Las solicitudes formuladas en otros idiomas podrán ser atendidas mediante un esfuerzo razonable de comprensión por parte de La Punta del Iceberg, sin perjuicio de que la respuesta oficial se emita en español para garantizar la precisión jurídica de la comunicación. Cuando una solicitud en otro idioma requiera traducción especializada, el inicio del cómputo de los plazos aplicables podrá demorarse el tiempo necesario para la traducción.

20. CASOS ESPECIALES DE EJERCICIO DE DERECHOS

20.1. Ejercicio de derechos cuando intervienen Encargados

Cuando la solicitud del Titular requiera la acción de un Encargado del Tratamiento (por ejemplo, supresión de datos en sistemas operados por el Operador del SGE o por un proveedor cloud), La Punta del Iceberg coordina con el Encargado la ejecución de la solicitud y garantiza su cumplimiento dentro de los plazos aplicables. El Titular puede dirigir su solicitud directamente al Encargado o a La Punta del Iceberg; en ambos casos, ambos están obligados a tramitarla conforme al contrato de transmisión correspondiente.

20.2. Ejercicio de derechos en escenarios de corresponsabilidad

Cuando La Punta del Iceberg actúe en corresponsabilidad con un tercero, conforme al numeral 7.3 de esta Política, el Titular podrá dirigir su solicitud a cualquiera de los corresponsables. El corresponsable que reciba la solicitud coordinará con el otro corresponsable la atención conforme al acuerdo de corresponsabilidad respectivo y conforme a los plazos aplicables.

20.3. Ejercicio de derechos cuando La Punta del Iceberg actúa como Encargado

Cuando La Punta del Iceberg actúe como Encargado del Tratamiento de un Aliado White-Label, conforme al numeral 7.2 de esta Política, las solicitudes del Titular deberán dirigirse al Responsable del Tratamiento, esto es, al Aliado White-Label correspondiente. La Punta del Iceberg colaborará con el Responsable en la atención de la solicitud, conforme al contrato de transmisión suscrito entre las partes. Cuando el Titular dirija su solicitud a La Punta del Iceberg en estos casos, La Punta del Iceberg le indicará al Titular el canal de atención del Responsable y, cuando sea operativamente posible, trasladará directamente la solicitud al Responsable, notificando al Titular.

20.4. Ejercicio de derechos por causahabientes y representantes

Cuando los derechos sean ejercidos por causahabientes o representantes del Titular, conforme al numeral 18.5, la solicitud debe acompañarse de la documentación que acredite tal calidad. La Punta del Iceberg verificará la documentación y, una vez confirmada la legitimidad de quien actúa, atenderá la solicitud en los términos generales descritos en este Bloque.

20.5. Modificación o retiro de la solicitud por el Titular

El Titular puede, en cualquier momento antes de la respuesta definitiva, modificar o retirar su solicitud mediante comunicación al canal correspondiente. La modificación o retiro no afecta el cómputo de los plazos para solicitudes posteriores formuladas por el mismo Titular.

21. MEDIDAS DE SEGURIDAD

21.1. Principio rector

Conforme al principio de seguridad descrito en el numeral 5.7 de esta Política, La Punta del Iceberg implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, proporcionales a la naturaleza de los datos tratados y a los riesgos asociados, para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas se aplican tanto a los datos que La Punta del Iceberg trata directamente como a los que son procesados por sus Encargados del Tratamiento.

21.2. Medidas técnicas

Sin perjuicio del carácter dinámico de las medidas de seguridad, que evolucionan con la tecnología y con los riesgos identificados, La Punta del Iceberg adopta, entre otras, las siguientes medidas técnicas:

  1. Cifrado de las comunicaciones entre el Titular y el Sistema LPDI mediante protocolos estándar de la industria (TLS), y cifrado de datos sensibles en reposo cuando aplique
  2. Mecanismos de autenticación y control de acceso, incluyendo políticas de contraseñas robustas, mecanismos de verificación de identidad, autenticación de doble factor cuando aplique y gestión de sesiones
  3. Controles de acceso basados en roles, mediante los cuales el personal autorizado accede únicamente a los datos necesarios para sus funciones específicas
  4. Copias de seguridad y mecanismos de recuperación que permitan restablecer la operación del Sistema y la integridad de los datos en caso de incidentes
  5. Monitoreo de actividad y registros de auditoría que permiten detectar accesos anómalos, intentos de vulneración o usos no autorizados
  6. Actualización periódica de software y aplicación de parches de seguridad sobre los componentes del Sistema LPDI y de las herramientas tecnológicas que lo soportan
  7. Pruebas de seguridad y revisiones periódicas sobre la infraestructura del Sistema y sobre los desarrollos nuevos

21.3. Medidas humanas

  1. Capacitación periódica del personal de La Punta del Iceberg en materia de protección de datos personales, manejo de información confidencial y atención de derechos del Titular
  2. Acuerdos de confidencialidad suscritos con empleados, contratistas y prestadores de servicios que accedan a datos personales en el desarrollo de sus funciones
  3. Asignación de responsabilidades específicas en materia de protección de datos, dentro de la estructura organizacional de La Punta del Iceberg
  4. Régimen disciplinario interno que sanciona el incumplimiento de las obligaciones de tratamiento de datos personales por parte del personal, conforme al reglamento interno y al Código de Ética de La Punta del Iceberg

21.4. Medidas administrativas

  1. Política interna de manejo de información y protección de datos personales, que organiza y documenta los procedimientos aplicables al tratamiento
  2. Procedimientos documentados de gestión de incidentes de seguridad, conforme al numeral 22 de esta Política
  3. Procedimientos documentados de atención de derechos del Titular, conforme al numeral 19 de esta Política
  4. Auditorías internas periódicas sobre el cumplimiento del régimen de protección de datos personales
  5. Gestión contractual con Encargados del Tratamiento conforme al numeral 15 de esta Política
  6. Designación de responsable interno de protección de datos, conforme al numeral 21.6

21.5. Limitaciones del compromiso de seguridad

La Punta del Iceberg implementa las medidas de seguridad razonables conforme a los estándares de la industria y a los recursos disponibles. Sin embargo, ningún sistema tecnológico o procedimiento organizacional es absolutamente invulnerable. La Punta del Iceberg no garantiza la imposibilidad absoluta de incidentes de seguridad, pero se compromete a mantener un esfuerzo continuo de mejora y a responder diligentemente cuando ocurran, conforme al numeral 22 de esta Política.

21.6. Designación de responsable de protección de datos

La Punta del Iceberg se encuentra en proceso de designación formal de un Oficial de Protección de Datos (OPD), conforme a las buenas prácticas internacionales y a la evolución regulatoria de la materia. Una vez designado, los datos de contacto del OPD se publicarán en esta Política mediante actualización formal y en el sitio web de La Punta del Iceberg. Mientras la designación se formaliza, las funciones de canal de Habeas Data y de atención de los derechos del Titular son ejercidas a través del correo electrónico datos@lpdi.co y de los demás canales descritos en el numeral 19 de esta Política.

22. GESTIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

22.1. Alcance

Conforme a la definición del numeral 4 de esta Política, un Incidente de Seguridad comprende cualquier acceso no autorizado, pérdida, fuga, alteración, divulgación o destrucción accidental o ilícita de datos personales, así como cualquier evento que afecte la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los mismos, incluyendo intentos materializados o no de vulneración.

22.2. Detección y evaluación

La Punta del Iceberg dispone de mecanismos para la detección oportuna de incidentes, mediante el monitoreo continuo de la actividad del Sistema, los reportes del personal autorizado, las notificaciones de los Encargados del Tratamiento y los reportes que los Titulares u otros terceros puedan efectuar a través de los canales oficiales. Una vez detectado un incidente, se realiza una evaluación inicial sobre su naturaleza, alcance, datos involucrados, número de Titulares afectados, riesgo para los derechos del Titular y medidas inmediatas a adoptar.

22.3. Contención y mitigación

Tras la evaluación inicial, La Punta del Iceberg implementa medidas inmediatas de contención y mitigación dirigidas a limitar el impacto del incidente, preservar evidencia para la investigación y restablecer el funcionamiento seguro del Sistema. Estas medidas pueden incluir, entre otras, el aislamiento de los sistemas afectados, la suspensión temporal de funcionalidades específicas, el cambio de credenciales comprometidas y la coordinación con los Encargados implicados.

22.4. Notificación a la Superintendencia de Industria y Comercio

Conforme a la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio y a la normativa concordante, La Punta del Iceberg reporta a la SIC los incidentes de seguridad que generen riesgos significativos para los derechos de los Titulares, dentro de los plazos y mediante los mecanismos establecidos por la autoridad. La notificación incluye, entre otros aspectos, la naturaleza del incidente, las categorías y el número aproximado de Titulares afectados, las consecuencias probables y las medidas adoptadas o propuestas.

22.5. Notificación a los Titulares afectados

Cuando un Incidente de Seguridad represente un riesgo alto para los derechos y libertades de los Titulares, La Punta del Iceberg notifica directamente a los Titulares afectados, mediante los canales de comunicación disponibles (correo electrónico registrado, notificación en el Sistema o, cuando corresponda, comunicación pública), informando:

  1. La naturaleza del incidente
  2. Las categorías de datos personales involucradas
  3. Las consecuencias probables del incidente
  4. Las medidas adoptadas o propuestas por La Punta del Iceberg para abordar el incidente
  5. Las recomendaciones que el Titular puede seguir para mitigar los efectos del incidente sobre sus propios derechos
  6. Los canales de contacto para consultas o información adicional

22.6. Documentación interna y mejora continua

La Punta del Iceberg mantiene un registro interno de todos los incidentes de seguridad detectados, incluyendo aquellos que no alcancen el umbral de notificación a la SIC, con el fin de:

  1. Documentar el cumplimiento de las obligaciones de protección de datos personales
  2. Identificar tendencias y patrones que orienten la mejora continua de las medidas de seguridad
  3. Soportar eventuales auditorías internas o externas

22.7. Coordinación con Encargados

Cuando un Incidente de Seguridad involucre a un Encargado del Tratamiento, La Punta del Iceberg y el Encargado coordinan la respuesta conforme al contrato de transmisión correspondiente. El Encargado está obligado a notificar a La Punta del Iceberg cualquier incidente de seguridad dentro del plazo de cuarenta y ocho (48) horas establecido en el numeral 15.3(e), y a colaborar en las medidas de contención, mitigación, notificación y documentación.

23. RETENCIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

23.1. Principio general

Conforme al principio de finalidad y al art. 11 de la Ley 1581 de 2012, La Punta del Iceberg conserva los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades autorizadas, salvo cuando una obligación legal exija un plazo mayor de conservación.

23.2. Plazos de retención por categoría

  1. Cuentas de Usuario activas. Las cuentas de Usuario permanecen activas mientras el Titular no solicite la supresión. Considerando la naturaleza del Sistema LPDI como Hub del ecosistema de emprendimiento e innovación, donde el valor del perfil del Titular reside en su descubrimiento por otros actores (con independencia de la frecuencia de uso del Titular), no se establece un plazo automático de inactividad para Usuarios cuyo perfil contribuya al ecosistema, en particular para Startups, ICG y demás categorías de Usuarios con perfil registrado.
  2. Suscripciones a Newsletter sin perfil activo. Para los Lectores de Newsletter que no cuenten con perfil activo en el Sistema LPDI y que muestren inactividad prolongada (entendida como ausencia de apertura o interacción con las comunicaciones enviadas durante un período razonable), La Punta del Iceberg podrá proceder al archivo o baja de la suscripción, previa notificación al Titular y con posibilidad de reactivación a su solicitud.
  3. Datos contractuales, comerciales y de facturación. Se conservan por un mínimo de diez (10) años desde la terminación de la relación contractual, conforme a las obligaciones tributarias, contables, comerciales y antilavado aplicables en Colombia.
  4. Datos laborales y de contratistas. Se conservan conforme a las obligaciones laborales y de seguridad social aplicables en Colombia, incluyendo un mínimo de veinte (20) años para la historia laboral y demás documentos asociados a la relación, conforme a las normas vigentes.
  5. Datos de candidatos en procesos de selección. Se conservan por el tiempo razonable necesario para la gestión del proceso. Una vez concluido el proceso, los datos de candidatos no seleccionados se conservan por un plazo no superior a doce (12) meses para fines de procesos futuros, salvo que el candidato manifieste lo contrario.
  6. Datos de Scouting. Se conservan por un máximo de veinticuatro (24) meses desde el último contacto efectivo o la última verificación de relevancia del contacto, conforme al numeral 14.4(e) de esta Política, con las excepciones allí previstas.
  7. Datos biométricos. Se conservan por un máximo de treinta (30) días calendario desde la finalización del evento correspondiente, conforme al numeral 11.3(e) de esta Política.
  8. Datos de navegación y cookies. Se conservan conforme a los plazos específicos de cada tipo de cookie, según el inventario de cookies publicado en el sitio web de La Punta del Iceberg conforme al numeral 17 de esta Política.
  9. Registros de incidentes de seguridad y auditoría. Se conservan por un mínimo de cinco (5) años desde la fecha del registro, con fines de cumplimiento, mejora continua y eventual respuesta a auditorías o requerimientos de autoridades.
  10. Datos sujetos a defensa de derechos. Cuando los datos sean necesarios para el ejercicio o la defensa de reclamaciones judiciales, administrativas o arbitrales, se conservan durante el tiempo necesario para tales fines, incluso después del cumplimiento de los plazos generales anteriores.

23.3. Supresión efectiva

Cuando se cumpla el plazo de retención aplicable, o cuando el Titular ejerza válidamente el derecho de supresión, La Punta del Iceberg procede a eliminar los datos personales de forma definitiva de sus sistemas activos. Cuando la eliminación técnica inmediata no sea posible (por ejemplo, en sistemas de respaldo cuya restauración periódica podría reintroducir los datos), los datos son anonimizados, bloqueados o aislados de manera que no puedan ser objeto de tratamiento ulterior, conforme a buenas prácticas técnicas.

23.4. Excepciones a la supresión

La supresión no procede, total o parcialmente, en los supuestos previstos en el numeral 3.4 de esta Política, incluyendo, entre otros: cumplimiento de obligaciones legales, ejercicio o defensa de reclamaciones, fines de archivo o investigación, libertad de información y plazos mínimos legales de conservación.

23.5. Anonimización como alternativa

Los datos personales que hayan cumplido su plazo de retención podrán ser conservados de manera anonimizada o agregada para fines estadísticos, históricos, de investigación o de análisis del ecosistema, sin que ello constituya tratamiento de datos personales, en la medida en que la anonimización sea efectiva e irreversible.

24. VIGENCIA Y MODIFICACIONES DE LA POLÍTICA

24.1. Vigencia

La presente versión de la Política entra en vigor en la fecha de publicación indicada en el encabezado, y se aplica desde dicha fecha a todo tratamiento de datos personales realizado por La Punta del Iceberg, sin perjuicio de los derechos adquiridos por los Titulares bajo versiones anteriores.

24.2. Vigencia de las Bases de Datos

Las bases de datos administradas por La Punta del Iceberg se mantendrán activas mientras subsista una finalidad legítima para el tratamiento y mientras se cumplan los principios y reglas de esta Política. La extinción de la finalidad o la solicitud del Titular podrán dar lugar a la supresión o anonimización de los datos correspondientes, conforme al numeral 23.

24.3. Modificaciones a la Política

La Punta del Iceberg podrá modificar esta Política cuando:

  1. Existan cambios normativos que lo requieran
  2. Cambien las funcionalidades, el alcance o las prácticas de tratamiento de datos del Sistema LPDI
  3. Se incorporen nuevos Subsistemas, Encargados o categorías de Aliados que ameriten ajustes
  4. Existan recomendaciones de la SIC, mejores prácticas o estándares internacionales que ameriten incorporarse
  5. Se identifiquen oportunidades de mejora en la redacción, claridad o operatividad de la Política

24.4. Distinción entre modificaciones materiales y menores

Para efectos de esta Política se distingue entre:

  1. Modificaciones materiales. Aquellas que afectan sustantivamente los derechos del Titular, las finalidades del tratamiento, las categorías de datos recolectados, las transferencias o transmisiones internacionales, las decisiones automatizadas o el régimen de roles de La Punta del Iceberg. Las modificaciones materiales requieren notificación previa al Titular mediante los canales descritos en el numeral 24.5, y, cuando afecten finalidades, transferencias o derechos sustantivos, re-aceptación expresa del Titular para la continuación del tratamiento.
  2. Modificaciones menores. Aquellas que no afectan sustantivamente los derechos del Titular ni las prácticas de tratamiento, tales como ajustes de redacción, correcciones, actualizaciones de referencias internas, ajustes al Anexo de Encargados u otras modificaciones de carácter formal. Las modificaciones menores se publican con la actualización de la fecha en el encabezado de la Política, sin requerir notificación destacada ni re-aceptación.

24.5. Comunicación de las modificaciones

Las modificaciones a esta Política se comunican mediante:

  1. Publicación de la versión actualizada en el sitio web de La Punta del Iceberg, con la fecha correspondiente
  2. Notificación destacada en el Sistema LPDI al iniciar sesión, cuando se trate de modificaciones materiales
  3. Correo electrónico al Titular registrado o al Lector de Newsletter, cuando se trate de modificaciones materiales
  4. Requerimiento de re-aceptación expresa mediante casilla de verificación, cuando la modificación afecte finalidades, transferencias o derechos sustantivos

La continuación del uso del Sistema LPDI por parte del Titular, una vez notificada una modificación menor o tras la re-aceptación expresa de una modificación material, constituye aceptación de la nueva versión.

24.6. Historial de versiones

La Punta del Iceberg mantiene en su sitio web la versión vigente de esta Política, con indicación de la fecha de entrada en vigor y de la fecha de última actualización. Las versiones anteriores se conservan en archivo interno de La Punta del Iceberg y están disponibles para consulta del Titular previa solicitud al canal indicado en el numeral 1 de esta Política, con el fin de que el Titular pueda verificar la versión aplicable al momento en que otorgó su autorización.

25. DISPOSICIONES FINALES

25.1. Interpretación

En caso de conflicto entre las disposiciones de esta Política y las de otros documentos contractuales suscritos entre La Punta del Iceberg y el Titular, prevalecerán las disposiciones más favorables al Titular, sin perjuicio de la prelación de las normas imperativas aplicables.

En caso de duda sobre la interpretación de una disposición, ésta se interpretará en el sentido que mejor garantice la protección de los derechos fundamentales del Titular y los principios rectores del tratamiento de datos personales.

25.2. Anexos integrantes

Forman parte integral de la presente Política los siguientes Anexos, disponibles en el sitio web de La Punta del Iceberg:

  1. Anexo 1 – Aviso de Privacidad (versión corta para inclusión en formularios de captación de datos)
  2. Anexo 2 -Aviso Específico para Tratamiento de Datos Biométricos (check-in con reconocimiento facial)
  3. Anexo 3 – Aviso Específico para Tratamiento de Datos Sensibles Distintos a los Biométricos (incluyendo, entre otros, identidad de género, datos de salud, datos de alimentación especial)
  4. Anexo 4 – Aviso para Eventos y Comunidades en Modalidad White-Label (texto modelo para Aliados que operen con marca propia sobre la tecnología de La Punta del Iceberg)
  5. Anexo 5 – Listado de Encargados del Tratamiento (actualizable, con identificación de Encargados vigentes por categoría)
  6. Anexo 6 – Formulario de Ejercicio de Derechos del Titular

25.3. Aceptación

Conforme al numeral 8 de esta Política, la aceptación se manifiesta mediante la aceptación expresa al momento del registro, la aceptación específica de tratamientos que requieran autorización separada (en particular, datos sensibles y biométricos), o la continuación del uso del Sistema LPDI por parte de Titulares previamente registrados tras la notificación de modificaciones.

25.4. Datos de contacto

Para cualquier consulta, reclamo, petición o ejercicio de derechos relacionados con esta Política, el Titular puede dirigirse a:

LPDI S.A.S.

NIT 901.481.576-1

Carrera 32A N° 25B-75, Torre 1, Oficina 1303 Bogotá D.C., Colombia

Teléfono: +57 320 494 5669

Sitios web: www.lapuntadeliceberg.co y www.lpdi.co

Canal oficial para Habeas Data y ejercicio de derechos: datos@lpdi.co

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ANEXO 1 – AVISO DE PRIVACIDAD

Documento integrante de la Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales de La Punta del Iceberg

Responsable del Tratamiento

LPDI S.A.S.

NIT 901.481.576-1

Carrera 32A N° 25B-75, Torre 1, Oficina 1303, Bogotá D.C., Colombia

Sitios web: www.lapuntadeliceberg.co – www.lpdi.co

Canal de Habeas Data: datos@lpdi.co

¿Qué información tratamos?

La Punta del Iceberg trata datos personales suministrados por el Titular o generados durante el uso del Sistema LPDI, tales como datos de identificación, contacto, perfil profesional, preferencias de uso, información de navegación y, cuando aplique según la funcionalidad utilizada, datos relacionados con la participación del Titular en eventos, convocatorias y demás actividades del ecosistema.

¿Para qué los tratamos?

Las finalidades principales del tratamiento son:

Datos sensibles y biométricos

La entrega de datos sensibles (entre otros, los que puedan revelar identidad de género u orientación sexual) y datos biométricos (reconocimiento facial para check-in en eventos cuando aplique) es estrictamente facultativa. Estos datos solo se tratan con autorización expresa, específica y separada del Titular, otorgada en el momento de su recolección. La negativa a entregar estos datos no afecta el acceso del Titular a las funcionalidades esenciales del Sistema LPDI.

¿Compartimos sus datos?

La Punta del Iceberg trabaja con Encargados del Tratamiento (proveedores tecnológicos, operadores de servicios y aliados) que pueden estar ubicados dentro o fuera de Colombia. Las transferencias y transmisiones internacionales se realizan con base en la autorización del Titular y mediante contratos que garantizan estándares de protección equivalentes a los del régimen colombiano. La identidad y categorías de los Encargados se publican en el Anexo de Encargados del Tratamiento disponible en el sitio web.

La Punta del Iceberg no vende datos personales ni los cede a terceros para finalidades distintas a las autorizadas.

¿Cuáles son sus derechos?

Como Titular de los datos personales, usted tiene derecho a:

Titulares residentes en la Unión Europea, el Reino Unido o el estado de California cuentan con derechos adicionales descritos en la Política, sujetos a las excepciones allí previstas.

¿Cómo ejercer sus derechos?

Puede ejercer sus derechos mediante comunicación dirigida a:

La Punta del Iceberg responde las solicitudes en los plazos establecidos por la Ley 1581 de 2012: diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos, prorrogables conforme a la normativa.

Política completa

Este Aviso resume la información esencial sobre el tratamiento de sus datos. La Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales completa, con el detalle de todas las disposiciones aplicables, está disponible en: https://lapuntadeliceberg.co/tratamiento-datos-personales/

Al continuar utilizando el Sistema LPDI o al aceptar este Aviso mediante la casilla correspondiente, el Titular manifiesta haber sido informado del tratamiento de sus datos personales y autoriza dicho tratamiento conforme a la Política.

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ANEXO 2 – AVISO ESPECÍFICO PARA TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS – Check-in con reconocimiento facial en eventos

Documento integrante de la Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales de La Punta del Iceberg

1. Información preliminar

Este Aviso aplica únicamente cuando el Titular vaya a participar en un evento gestionado a través del Subsistema de Gestión de Eventos del Sistema LPDI, en el cual el Organizador haya habilitado la modalidad de check-in mediante reconocimiento biométrico facial como una de las opciones de control de acceso.

Los Datos Biométricos son considerados Datos Sensibles por el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, lo que significa que su tratamiento requiere una autorización expresa, específica y separada del Titular, distinta y adicional a la aceptación general de la Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales.

2. Responsable del Tratamiento

LPDI S.A.S.

NIT 901.481.576-1

Carrera 32A N° 25B-75, Torre 1, Oficina 1303, Bogotá D.C., Colombia

Canal de Habeas Data: datos@lpdi.co

Cuando el evento sea organizado por un Aliado en Modalidad White-Label, el Aliado podrá actuar como Responsable o Corresponsable del Tratamiento conforme a los términos del acuerdo correspondiente. En todo caso, el Titular podrá ejercer sus derechos a través de los canales aquí indicados.

3. ¿Qué dato biométrico tratamos?

La Punta del Iceberg, o el Operador del SGE actuando como Encargado, captura una imagen facial del Titular y la procesa mediante un algoritmo de reconocimiento biométrico que genera una plantilla biométrica (vector matemático asociado a las características faciales del Titular). Tanto la imagen facial como la plantilla biométrica son tratadas conforme a este Aviso.

4. Finalidad

El dato biométrico se utiliza única y exclusivamente para verificar la identidad del Titular al momento de su ingreso al evento, mediante el cotejo de la imagen capturada en el check-in contra la plantilla previamente registrada.

El dato biométrico no se utiliza para ninguna otra finalidad. En particular, La Punta del Iceberg se compromete a no utilizar los datos biométricos para:

5. Carácter facultativo y alternativa garantizada

La utilización del check-in biométrico es completamente facultativa para el Titular. El Titular puede negarse a autorizar el tratamiento de sus datos biométricos sin consecuencia alguna sobre su acceso al evento.

Para todo evento que ofrezca check-in biométrico, siempre estará disponible una alternativa no biométrica de control de acceso, tal como:

El uso del check-in biométrico nunca podrá ser la única forma de ingresar al evento.

6. Momento de la autorización

La autorización para el tratamiento de datos biométricos puede solicitarse al Titular en dos momentos posibles, según lo determine el Organizador del evento:

  1. En el momento del registro al evento. Si el Organizador decide habilitar esta modalidad desde el inicio, al momento de registrarse el Titular podrá optar por autorizar el check-in biométrico mediante casilla de verificación independiente, separada de la aceptación general del registro al evento.
  2. En el momento del check-in. Si el Organizador prefiere ofrecer la opción al momento del ingreso, el Titular podrá optar por autorizar el check-in biométrico mediante mecanismo expreso de autorización (firma electrónica, casilla de verificación en kiosco o tablet, autorización verbal documentada por el personal del evento), siempre antes de la captura del dato biométrico.

En ambos casos, la autorización es expresa, específica y separada. El Titular puede revocar la autorización en cualquier momento, conforme al numeral 11 de este Aviso.

7. Conservación del dato biométrico

El dato biométrico (imagen facial y plantilla) se conserva durante el tiempo estrictamente necesario para la realización del evento y, como máximo, hasta treinta (30) días calendario después de la fecha de finalización del evento.

Vencido dicho plazo, los datos biométricos son suprimidos de forma definitiva y certificada de los sistemas de La Punta del Iceberg y del Operador del SGE.

El Titular puede solicitar la supresión anticipada (antes del vencimiento de los 30 días) en cualquier momento posterior al evento, comunicándose al canal indicado en el numeral 2 de este Aviso.

8. No reutilización entre eventos

Los datos biométricos capturados para un evento específico no se conservan ni se reutilizan para eventos posteriores. Si el Titular asiste a otro evento que ofrezca check-in biométrico, deberá autorizar nuevamente el tratamiento y se capturará un nuevo dato biométrico para ese evento específico, salvo que el Titular haya autorizado expresa, específica y separadamente la conservación entre eventos.

9. Medidas de seguridad reforzadas

El tratamiento de datos biométricos se realiza bajo medidas de seguridad reforzadas, que incluyen:

10. Encargados y transferencias

El check-in biométrico es operado técnicamente por el Operador del SGE vigente, en calidad de Encargado del Tratamiento, conforme al numeral 15 de la Política. La identidad específica del Operador y la jurisdicción donde se procesan los datos están publicadas en el Anexo de Encargados del Tratamiento disponible en el sitio web de La Punta del Iceberg.

Cuando el tratamiento implique transferencia o transmisión internacional, se realiza conforme al régimen del numeral 16 de la Política, mediante la suscripción del Contrato de Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales correspondiente.

11. Derechos del Titular

Respecto del tratamiento de datos biométricos, el Titular tiene derecho a:

El ejercicio de estos derechos se realiza mediante comunicación al canal indicado en el numeral 2 de este Aviso.

12. Consecuencias de la revocatoria

La revocatoria de la autorización implica la supresión definitiva de los datos biométricos del Titular. La revocatoria realizada antes del evento implicará que el Titular deberá optar por el método alternativo de control de acceso. La revocatoria realizada durante o después del evento no afecta retroactivamente la licitud del tratamiento realizado mientras la autorización estaba vigente.

13. Manifestación de la autorización

Al marcar la casilla de verificación correspondiente (en el registro al evento o en el momento del check-in), el Titular declara que:

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ANEXO 3 – AVISO ESPECÍFICO PARA TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES DISTINTOS DE LOS BIOMÉTRICOS

Documento integrante de la Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales de La Punta del Iceberg

1. Información preliminar

Este Aviso aplica al tratamiento de Datos Sensibles distintos de los Datos Biométricos que La Punta del Iceberg pueda llegar a recolectar en el marco de la operación del Sistema LPDI, conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. El tratamiento de Datos Biométricos se rige por el Anexo 2 (Aviso Biométrico).

Conforme al artículo 6 de la Ley 1581, los Datos Sensibles solo pueden ser tratados con autorización expresa, específica y separada del Titular, distinta de la aceptación general de la Política. La aceptación general de la Política no constituye autorización válida para tratar Datos Sensibles.

2. Responsable del Tratamiento

LPDI S.A.S.

NIT 901.481.576-1

Carrera 32A N° 25B-75, Torre 1, Oficina 1303, Bogotá D.C., Colombia

Canal de Habeas Data: datos@lpdi.co

3. Categorías de Datos Sensibles cubiertos por este Aviso

La Punta del Iceberg puede llegar a tratar las siguientes categorías de Datos Sensibles, según la funcionalidad del Sistema LPDI utilizada o la naturaleza del evento o iniciativa específica. Cada categoría se sujeta a una autorización independiente:

  1. Datos que pueden revelar identidad de género u orientación sexual. Específicamente, la información que el Titular decida diligenciar en el campo opcional de Género del formulario detallado de Usuario, incluyendo opciones como “Femenino”, “Masculino”, “Trans”, “No binario”, “Otro” o “Prefiero no decirlo”.
  2. Datos relativos a la salud o condiciones físicas. Información que el Titular pueda suministrar en el contexto de eventos específicos, tales como: requerimientos de alimentación especial por razones médicas, condiciones de accesibilidad por discapacidad, alergias, restricciones alimentarias o condiciones médicas que el Organizador del evento requiera conocer para garantizar la participación segura del Titular.
  3. Datos que pueden revelar convicciones religiosas, filosóficas o morales. Información que el Titular pueda suministrar en el contexto de eventos específicos, tales como: requerimientos de alimentación especial por motivos religiosos, o pertenencia a comunidades religiosas o filosóficas cuando ello sea relevante para la actividad concreta.
  4. Datos que pueden revelar afiliación política, sindical o a organizaciones de derechos humanos. Información que el Titular pueda suministrar en el contexto de eventos específicos donde la afiliación a este tipo de organizaciones sea relevante para la naturaleza del evento (por ejemplo, eventos dirigidos a representantes gremiales, sindicales, políticos o de la sociedad civil).
  5. Datos que pueden revelar origen racial o étnico. Información que el Titular pueda suministrar voluntariamente en el contexto de iniciativas o eventos con enfoque diferencial de inclusión.

4. Reglas comunes aplicables a todos los Datos Sensibles

Para el tratamiento de cualquier dato sensible descrito en este Aviso, aplican las siguientes reglas comunes:

  1. Carácter facultativo. El Titular no está obligado a suministrar ningún dato sensible. La negativa a entregar datos sensibles no afecta el acceso del Titular a las funcionalidades esenciales del Sistema LPDI, ni constituye motivo de discriminación o exclusión.
  2. Autorización expresa, específica y separada. Para que La Punta del Iceberg pueda tratar un dato sensible, el Titular debe otorgar autorización mediante mecanismo independiente y específico para ese dato (casilla de verificación separada, manifestación expresa documentada). La autorización para un dato sensible no se extiende a otros datos sensibles distintos.
  3. Información previa. Antes de cualquier autorización, La Punta del Iceberg informa al Titular: (i) qué dato sensible se está solicitando; (ii) para qué finalidad específica; (iii) que su entrega es facultativa; (iv) los derechos que asisten al Titular; y (v) la posibilidad de revocar la autorización.
  4. Minimización. Solo se solicitan los Datos Sensibles estrictamente necesarios para la finalidad específica. La Punta del Iceberg no recolecta Datos Sensibles “por si acaso” ni para finalidades indefinidas.
  5. Acceso restringido y confidencialidad reforzada. Los Datos Sensibles se tratan con acceso restringido al personal estrictamente necesario y bajo deberes reforzados de confidencialidad.
  6. Prohibición de transferencia o comercialización con terceros. Los Datos Sensibles no se transfieren a terceros distintos de los Encargados estrictamente necesarios para el procesamiento, y no se utilizan en ningún caso para finalidades comerciales o de mercadeo.
  7. Revocatoria de la autorización. El Titular puede revocar la autorización en cualquier momento, mediante comunicación al canal indicado en el numeral 2. La revocatoria implica la supresión, anonimización o bloqueo del dato sensible, según corresponda.

5. Reglas específicas por categoría de dato sensible

5.1. Datos que pueden revelar identidad de género u orientación sexual

Finalidad. El tratamiento del campo Género tiene como finalidad exclusiva:

Mecanismo de autorización. El campo Género no se mostrará en el formulario detallado de Usuario hasta que el Titular marque expresamente una casilla independiente que indique su voluntad de declarar el dato. Al marcar la casilla, el Titular podrá ver y diligenciar el campo con la opción que mejor refleje su identidad.

Visibilidad para terceros. El dato individualizado de género no se mostrará a otros Usuarios del Sistema LPDI en ningún directorio público (incluido el SGR), salvo autorización expresa adicional del Titular para un uso específico. Las estadísticas agregadas que puedan derivarse del campo se construyen de manera que no permitan identificar al Titular individualmente.

Conservación. El dato se conserva mientras el Titular mantenga su autorización vigente y su cuenta activa en el Sistema LPDI. La revocatoria de la autorización implica la supresión inmediata del dato del perfil del Titular.

5.2. Datos relativos a la salud o condiciones físicas en eventos

Finalidad. El tratamiento de datos de salud en el contexto de eventos tiene como finalidad exclusiva:

Mecanismo de autorización. Cuando un evento requiera recolectar este tipo de información, el formulario de registro al evento incluirá una pregunta específica con casilla de autorización separada, antes de habilitar los campos correspondientes. El Titular puede optar por no diligenciar la información.

Acceso al dato. Solo el personal del Organizador y los Proveedores estrictamente necesarios para atender el requerimiento (catering, equipo de accesibilidad, personal médico cuando aplique) tienen acceso al dato.

Conservación. El dato se conserva únicamente durante la realización del evento y se suprime en un plazo máximo de noventa (90) días calendario posteriores a la finalización del evento, salvo que su conservación sea necesaria por razones legales o por solicitud expresa del Titular para eventos futuros.

5.3. Datos que pueden revelar convicciones religiosas, filosóficas o morales

Finalidad. El tratamiento de este tipo de datos en el contexto de eventos tiene como finalidad exclusiva:

Mecanismo de autorización. Se aplican las mismas reglas del numeral 5.2 anterior.

Conservación. El dato se conserva únicamente durante la realización del evento y se suprime en el mismo plazo del numeral 5.2.

5.4. Datos que pueden revelar afiliación política, sindical o a organizaciones de derechos humanos

Finalidad. En el contexto de eventos específicos dirigidos a actores políticos, sindicales o de la sociedad civil, La Punta del Iceberg puede recolectar información sobre la afiliación del Titular cuando ello sea relevante para la naturaleza del evento o la asignación del Titular a sesiones específicas.

Mecanismo de autorización. El formulario de registro al evento específico incluirá la pregunta con casilla de autorización separada, junto con información clara sobre el uso que se dará al dato.

Acceso al dato. Acceso restringido al personal del Organizador estrictamente necesario para la finalidad declarada.

Conservación. Mismo régimen del numeral 5.2.

5.5. Datos que pueden revelar origen racial o étnico

Finalidad. En el contexto de iniciativas o eventos con enfoque diferencial de inclusión (programas dirigidos a comunidades específicas, iniciativas de diversidad en el ecosistema), La Punta del Iceberg puede solicitar información sobre origen étnico o racial cuando el Titular decida voluntariamente declararlo para acceder a oportunidades específicas.

Mecanismo de autorización. Casilla de autorización separada en el formulario de la iniciativa correspondiente.

Conservación. Conforme al plazo necesario para la iniciativa específica, sin perjuicio de la revocatoria del Titular.

6. Encargados y transferencias

El tratamiento de Datos Sensibles puede involucrar Encargados del Tratamiento, conforme al numeral 15 de la Política. Cuando ello ocurra, La Punta del Iceberg exige al Encargado el cumplimiento de las medidas de seguridad reforzadas aplicables a Datos Sensibles.

Cuando el tratamiento implique transferencia o transmisión internacional, se realiza conforme al régimen del numeral 16 de la Política, mediante la suscripción del Contrato de Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales correspondiente.

7. Medidas de seguridad reforzadas

Sin perjuicio de las medidas generales del numeral 21 de la Política, los Datos Sensibles se tratan bajo medidas de seguridad reforzadas, que incluyen:

8. Derechos del Titular

Respecto del tratamiento de Datos Sensibles, el Titular tiene los mismos derechos generales descritos en el numeral 18 de la Política, con las siguientes precisiones reforzadas:

9. Manifestación de la autorización

Al marcar la casilla de verificación correspondiente para una categoría específica de dato sensible, el Titular declara que:

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ANEXO 4 – AVISO PARA EVENTOS Y COMUNIDADES EN MODALIDAD WHITE-LABEL

Textos modelo para Aliados que operan con marca propia o conjunta sobre la tecnología del Sistema LPDI

Documento integrante de la Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales de La Punta del Iceberg

1. Propósito de este Anexo

Este Anexo contiene los textos modelo de avisos al Titular que deben utilizar los Aliados de La Punta del Iceberg cuando operen el Sistema LPDI bajo cualquiera de las modalidades de marca propia, marca conjunta o con cesión de datos a La Punta del Iceberg.

A diferencia de los Anexos 1, 2 y 3, este Anexo no es un documento que el Titular vea directamente desde el Sistema LPDI. Es una herramienta operativa que La Punta del Iceberg entrega a sus Aliados para que estos cumplan, en sus propios flujos, con el régimen de protección de datos personales aplicable.

El uso correcto de los textos modelo es obligación contractual del Aliado, conforme al contrato de licencia, alianza o colaboración correspondiente. La Punta del Iceberg verifica el cumplimiento de esta obligación como parte de sus mecanismos de auditoría.

2. Modalidades de operación cubiertas por este Anexo

Este Anexo cubre las siguientes tres modalidades operativas:

Modalidad A – White-Label Puro. El Aliado utiliza la tecnología del Sistema LPDI o de alguno de sus Subsistemas bajo su propia marca, para gestionar a sus propios Usuarios y sus propias finalidades. El Aliado es Responsable del Tratamiento; La Punta del Iceberg actúa como Encargado.

Modalidad B – Corresponsabilidad. El Aliado y La Punta del Iceberg deciden conjuntamente las finalidades del tratamiento, comparten infraestructura y se benefician ambos de los datos. La marca presentada al Titular puede ser exclusiva del Aliado, exclusiva de La Punta del Iceberg, o conjunta. Ambas partes son Corresponsables del Tratamiento.

Modalidad C – Cesión de datos a La Punta del Iceberg desde plataforma del Aliado. El Aliado opera con su propia marca (o con marca compartida) y es Responsable del Tratamiento de los datos del Titular. La Punta del Iceberg desea recibir los datos del Titular para incorporarlos a su propio Sistema LPDI con finalidades distintas (registro en SGR, envío de newsletter, matchmaking, comunicaciones comerciales). Esta cesión requiere autorización expresa y separada del Titular, otorgada en el formulario del Aliado.

3. Reglas comunes a todas las modalidades

3.1. Claridad sobre la identidad del Responsable. En cualquier modalidad, el Titular debe poder identificar con claridad quién es el Responsable de sus datos y cómo ejercer sus derechos. Si hay más de un Responsable o Corresponsable, ambos deben aparecer.

3.2. Información mínima al Titular. Independientemente de la modalidad, el aviso al Titular debe incluir:

3.3. Casillas separadas e independientes. Cuando la modalidad implique autorizaciones múltiples (por ejemplo, registro en la plataforma del Aliado + cesión de datos a LPDI), las autorizaciones deben presentarse en casillas independientes. Una casilla “todo o nada” que mezcle autorizaciones de finalidades distintas no constituye autorización válida.

3.4. Casillas desmarcadas por defecto. Conforme a la doctrina de la SIC y al estándar internacional, las casillas de autorización deben estar desmarcadas por defecto. El Titular debe marcar activamente cada autorización que desee otorgar.

3.5. Trazabilidad de la autorización. El Aliado debe registrar y conservar evidencia de cada autorización otorgada (qué autorizó, cuándo, mediante qué mecanismo, qué versión del aviso aceptó), conforme al numeral 22 de este Anexo.

4. TEXTO MODELO 1 – WHITE-LABEL PURO (Aliado Responsable, LPDI Encargado)

Contexto de aplicación

Este modelo aplica cuando un Aliado utiliza la tecnología del Sistema LPDI bajo su propia marca, para gestionar a sus propios Usuarios bajo sus propias finalidades, sin que La Punta del Iceberg participe en las decisiones sobre el tratamiento.

Ejemplos: Una aceleradora “ACELERA S.A.S.” usa SGC bajo su propia marca para difundir sus convocatorias. Una universidad usa SGR bajo su propia marca para gestionar su red de spin-offs. Una cámara de comercio usa SGE bajo su propia marca para gestionar sus propios eventos.

En estos casos, el Aliado es Responsable del Tratamiento. La Punta del Iceberg actúa exclusivamente como Encargado que presta los servicios tecnológicos.

Texto modelo (a adaptar por el Aliado)

AVISO DE PRIVACIDAD

Responsable del Tratamiento: [RAZÓN SOCIAL DEL ALIADO] — [NIT] — [DIRECCIÓN] — [CANAL DE HABEAS DATA].

Sus datos personales serán tratados por [RAZÓN SOCIAL DEL ALIADO] (en adelante, “[NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO]”) como Responsable del Tratamiento, para las siguientes finalidades:

Para la operación de los servicios, [NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO] utiliza la tecnología de LPDI S.A.S. (NIT 901.481.576-1), quien actúa como Encargado del Tratamiento bajo instrucciones documentadas de [NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO] y conforme al contrato de transmisión de datos personales suscrito entre las partes. LPDI no decide sobre las finalidades del tratamiento ni utiliza sus datos para fines propios.

Sus datos pueden ser tratados en infraestructura ubicada dentro y fuera de Colombia, bajo cláusulas contractuales que garantizan estándares de protección equivalentes a los del régimen colombiano.

Como Titular de sus datos personales, usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, así como a revocar la autorización otorgada y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Para ejercer estos derechos, comuníquese con [NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO] a través de [CANAL DE HABEAS DATA DEL ALIADO].

La política completa de tratamiento de datos personales de [NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO] está disponible en [URL DE LA POLÍTICA DEL ALIADO].

Casilla de aceptación

“He leído y acepto la Política de Tratamiento de Datos Personales de [NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO].”

Notas operativas para el Aliado

5. TEXTO MODELO 2 – CORRESPONSABILIDAD (Aliado + LPDI deciden conjuntamente)

Contexto de aplicación

Este modelo aplica cuando el Aliado y La Punta del Iceberg deciden conjuntamente las finalidades del tratamiento, comparten infraestructura y se benefician ambos de los datos personales del Titular. La marca visible al Titular puede ser exclusiva del Aliado, exclusiva de La Punta del Iceberg, o conjunta.

Ejemplos: Una cámara de comercio organiza un Tech Week en conjunto con LPDI, donde ambos toman decisiones sobre el evento, comparten datos de Asistentes para sus respectivas bases y se benefician ambos del relacionamiento generado. Una universidad y LPDI lanzan una iniciativa conjunta de impulso a startups donde ambos gestionan a los participantes para sus propias finalidades.

En estos casos, ambos son Corresponsables del Tratamiento. La relación se rige por un acuerdo de corresponsabilidad suscrito entre las partes conforme al numeral 7.3 de la Política de LPDI.

Texto modelo (a adaptar por las partes)

AVISO DE PRIVACIDAD — TRATAMIENTO EN CORRESPONSABILIDAD

Responsables del Tratamiento:

Sus datos personales serán tratados conjuntamente por [NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO] y por La Punta del Iceberg, quienes actúan como Corresponsables del Tratamiento conforme al acuerdo de corresponsabilidad suscrito entre las partes.

Las finalidades conjuntas del tratamiento son:

Sus datos pueden ser tratados en infraestructura ubicada dentro y fuera de Colombia, bajo cláusulas contractuales que garantizan estándares de protección equivalentes a los del régimen colombiano.

Como Titular, puede ejercer sus derechos frente a cualquiera de los Corresponsables, quienes coordinarán entre sí la atención de su solicitud. Los Corresponsables responden conjuntamente del cumplimiento del régimen de protección de datos personales, sin perjuicio de la distribución interna de responsabilidades pactada entre ellos.

Las políticas completas de tratamiento de datos personales de cada Corresponsable están disponibles en:

Casilla de aceptación

“He leído y acepto las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de [NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO] y de La Punta del Iceberg, y autorizo el tratamiento de mis datos personales en corresponsabilidad por ambas entidades, para las finalidades aquí descritas.”

Notas operativas para las partes

6. TEXTO MODELO 3 – CESIÓN DE DATOS A LPDI DESDE PLATAFORMA DEL ALIADO

Contexto de aplicación

Este modelo aplica cuando el Aliado opera con su propia marca como Responsable de sus propios Usuarios, y La Punta del Iceberg desea recibir los datos del Titular para incorporarlos a su propio Sistema LPDI con finalidades distintas a las del Aliado.

Ejemplos: Un Asistente se registra a un evento operado con marca de “EventX S.A.S.” (un operador de eventos). EventX es Responsable de los datos del Asistente para el evento. La Punta del Iceberg, en virtud de un acuerdo comercial con EventX, desea recibir esos datos para invitar al Asistente a registrarse en el SGR, enviarle newsletter, ofrecerle matchmaking. Para que LPDI reciba esos datos, el Titular debe autorizar expresamente la cesión.

En estos casos, el Aliado es Responsable principal, y LPDI sería un Responsable distinto que recibe los datos en virtud de Transferencia autorizada por el Titular, conforme al numeral 16.2 de la Política de LPDI.

Texto modelo (a incorporar en el formulario del Aliado)

AVISO DE PRIVACIDAD

Responsable principal del Tratamiento: [RAZÓN SOCIAL DEL ALIADO] — [NIT] — [DIRECCIÓN] — [CANAL DE HABEAS DATA].

Sus datos personales serán tratados por [NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO] para las siguientes finalidades:

La política completa de tratamiento de datos personales de [NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO] está disponible en [URL DE LA POLÍTICA DEL ALIADO].

}

Casilla 1 — Aceptación general de la Política del Aliado

“He leído y acepto la Política de Tratamiento de Datos Personales de [NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO].”

Casilla 2 — Autorización opcional de cesión a LPDI

“Autorizo adicionalmente que [NOMBRE COMERCIAL DEL ALIADO] comparta mis datos personales con LPDI S.A.S. (titular del Sistema LPDI — www.lapuntadeliceberg.co), para que esta empresa los trate como Responsable independiente con las siguientes finalidades:

Comprendo que esta autorización es facultativa, que puedo revocarla en cualquier momento dirigiéndome a datos@lpdi.co, y que LPDI tratará mis datos conforme a su Política de Tratamiento, disponible en www.lapuntadeliceberg.co/politica-de-datos.”

Notas operativas para el Aliado

7. Reglas adicionales aplicables a todos los textos modelo

7.1. Personalización por el Aliado

El Aliado debe personalizar los textos modelo con su información específica (razón social, NIT, dirección, canal de habeas data, finalidades específicas, URL de su política). No puede utilizar el texto modelo “tal cual” si contiene placeholders sin completar.

7.2. Adaptación visual a la marca

El Aliado puede adaptar el formato visual del aviso (tipografía, colores, ubicación en el flujo del formulario) a su identidad corporativa, siempre que:

7.3. Documentación contractual

El uso de cualquier texto modelo de este Anexo presupone que existe un contrato vigente entre LPDI y el Aliado, que regule la modalidad correspondiente:

Sin contratos suscritos, el Aliado no puede utilizar el Sistema LPDI ni los textos modelo de este Anexo.

7.4. Auditoría y verificación

LPDI puede auditar periódicamente el cumplimiento del Aliado en el uso de los textos modelo, la operación de las casillas de autorización, la trazabilidad de los consentimientos otorgados y la atención de derechos de los Titulares. El incumplimiento puede dar lugar a la suspensión del acceso del Aliado al Sistema LPDI, sin perjuicio de las acciones jurídicas que correspondan.

7.5. Versionamiento

Cuando LPDI modifique los textos modelo de este Anexo, comunicará al Aliado los cambios con razonable antelación. El Aliado debe actualizar sus formularios para incorporar la versión vigente del modelo correspondiente. Las versiones aceptadas por Titulares bajo modelos anteriores conservan su validez conforme a las reglas generales de vigencia de la Política.

7.6. Idioma

Los textos modelo se proporcionan en español. Para operaciones en jurisdicciones donde se requiera otro idioma, el Aliado puede traducir el modelo bajo su responsabilidad, garantizando la fidelidad del contenido jurídico.

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Anexo 5 – Listado de encargados del tratamiento por categoría

Documento integrante de la Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales de La Punta del Iceberg

1. Objeto del Anexo

El presente Anexo identifica, por categoría funcional, a los Encargados del Tratamiento que La Punta del Iceberg contrata para la prestación de servicios que involucran el tratamiento de Datos Personales del Titular, en cumplimiento del deber de información previsto en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

Este Anexo no nombra de forma individual a cada Encargado específicamente contratado, en atención a que dichos proveedores pueden cambiar en el tiempo por razones operativas, comerciales o de seguridad sin que ello implique una modificación material de la Política. Sin perjuicio de lo anterior, el Titular conserva el derecho a conocer la identidad nominal de los Encargados vigentes mediante el mecanismo previsto en el numeral 5 del presente Anexo.

2. Definición de Encargado del Tratamiento

Para efectos del presente Anexo, se entiende por Encargado del Tratamiento a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento, en este caso La Punta del Iceberg, conforme a las instrucciones impartidas por ésta y al amparo de un contrato de transmisión de datos personales que cumple con los requisitos de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013.

El Encargado no determina las finalidades del tratamiento ni utiliza los datos para fines propios.

3. Categorías de Encargados del Tratamiento

La Punta del Iceberg contrata Encargados del Tratamiento en las siguientes categorías funcionales:

3.1. Plataforma de backend e infraestructura en la nube

Finalidad: Alojamiento de bases de datos, gestión de autenticación de usuarios, almacenamiento de archivos asociados al Sistema LPDI y prestación de servicios en la nube para la operación general del Sistema.

Tipos de datos tratados: Datos de identificación, de contacto, credenciales de acceso (encriptadas), datos de actividad en el Sistema, contenidos generados por el usuario.

3.2. Servicios de envío de correo electrónico transaccional y newsletters

Finalidad: Envío de comunicaciones transaccionales (confirmaciones de registro, recuperación de contraseña, notificaciones del Sistema), boletines personalizados y comunicaciones de mercadeo autorizadas por el Titular.

Tipos de datos tratados: Datos de identificación, de contacto (correo electrónico), preferencias de comunicación, métricas de apertura y clic.

3.3. Pasarelas de pago y procesadores financieros

Finalidad: Procesamiento de pagos por adquisición de productos, servicios o boletas a eventos en el Sistema LPDI.

Tipos de datos tratados: Datos de identificación, de contacto, datos de facturación. Los datos financieros propiamente dichos (números completos de tarjetas, CVV, claves) no son tratados por La Punta del Iceberg, sino directamente por el procesador de pagos en su propia plataforma certificada bajo el estándar PCI-DSS.

3.4. Operadores del Subsistema de Gestión de Eventos

Finalidad: Prestación de servicios técnicos y operativos para la realización de eventos gestionados a través del Subsistema de Gestión de Eventos, incluyendo control de acceso, check-in, gestión de boletería y, cuando aplique, procesamiento biométrico de check-in conforme al Anexo 2 de esta Política.

Tipos de datos tratados: Datos de identificación, de contacto, datos de asistencia, y – únicamente cuando el Titular lo haya autorizado expresamente — datos biométricos faciales conforme al Anexo 2.

3.5. Servicios de analítica y métricas de uso

Finalidad: Medición agregada del uso del Sistema LPDI, análisis de comportamiento de navegación con fines de mejora del producto, y elaboración de reportes estadísticos.

Tipos de datos tratados: Datos de actividad de navegación, identificadores técnicos del dispositivo, datos demográficos agregados. Cuando sea técnicamente viable, estos datos se tratan de forma anonimizada o seudonimizada.

3.6. Servicios de mensajería transaccional alternativa

Finalidad: Envío de notificaciones y comunicaciones por canales distintos al correo electrónico, incluyendo mensajes de texto (SMS), WhatsApp, y notificaciones push en aplicaciones móviles.

Tipos de datos tratados: Datos de identificación, número de teléfono, identificadores de dispositivo para notificaciones push, contenido de los mensajes enviados.

3.7. Proveedores de almacenamiento y distribución de medios

Finalidad: Almacenamiento, optimización y distribución a alta velocidad (CDN) de archivos multimedia asociados a los contenidos del Sistema, tales como imágenes, videos, audios y documentos.

Tipos de datos tratados: Archivos multimedia y metadatos asociados (que pueden contener datos personales según el contenido subido por usuarios u organizadores).

3.8. Servicios de monitoreo y extracción de fuentes públicas

Finalidad: Soporte al módulo de scraping del Subsistema de Gestión de Contenidos, para la captación automatizada de información publicada en fuentes web públicas (eventos, convocatorias, noticias).

Tipos de datos tratados: Datos publicados de forma pública por terceros en fuentes web abiertas. Esta categoría no involucra el tratamiento de datos personales de Titulares registrados en el Sistema LPDI, salvo cuando dichos datos figuren en fuentes públicas y sean estrictamente necesarios para la finalidad del módulo.

3.9. Herramientas internas de productividad y soporte

Finalidad: Operación interna de La Punta del Iceberg, incluyendo correo corporativo, gestión documental, comunicación interna, atención a tickets de soporte y solicitudes de Habeas Data.

Tipos de datos tratados: Datos de identificación, de contacto, contenido de comunicaciones intercambiadas con el Titular en el contexto de soporte o ejercicio de derechos.

3.10. Asesores externos sujetos a confidencialidad

Finalidad: Asesoría legal, contable, tributaria, de auditoría y de cumplimiento normativo prestada por terceros profesionales.

Tipos de datos tratados: Únicamente los datos estrictamente necesarios para la prestación del servicio profesional, bajo deber de confidencialidad y secreto profesional conforme a las normas que rigen cada profesión.

4. Garantías contractuales aplicables a todos los Encargados

La Punta del Iceberg suscribe con cada Encargado un contrato de transmisión de datos personales que, como mínimo, exige al Encargado:

  1. Tratar los Datos Personales únicamente para las finalidades autorizadas por el Responsable y conforme a las instrucciones expresas de éste.
  2. Aplicar medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad apropiadas para proteger los Datos Personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, divulgación o destrucción.
  3. Garantizar la confidencialidad de los Datos Personales, incluso después de finalizada la relación contractual.
  4. Notificar al Responsable, sin demora indebida, cualquier incidente de seguridad que afecte o pueda afectar los Datos Personales tratados.
  5. Permitir al Responsable y a la autoridad competente la realización de auditorías sobre el tratamiento.
  6. Suprimir o devolver los Datos Personales a la terminación de la relación contractual, conforme a las instrucciones del Responsable y al deber legal de conservación que aplique.
  7. Abstenerse de subcontratar el tratamiento a terceros (sub-encargados) sin autorización previa del Responsable.
  8. Cumplir con todas las obligaciones que la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias imponen al Encargado del Tratamiento.

5. Derecho a conocer la identidad nominal de los Encargados

El Titular tiene derecho a conocer la identidad específica de los Encargados del Tratamiento que, al momento de la consulta, se encuentren vigentes en cada una de las categorías descritas en el numeral 3.

Para ejercer este derecho, el Titular puede dirigir su solicitud al canal oficial de Habeas Data:

Correo electrónico: datos@lpdi.co

Asunto sugerido: “Solicitud de listado de Encargados vigentes”

La Punta del Iceberg responderá a la solicitud en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción de la solicitud, indicando la razón social o nombre de cada Encargado vigente por categoría.

6. Actualización del presente Anexo

Las categorías descritas en el numeral 3 podrán ser modificadas mediante actualizaciones del presente Anexo. La incorporación de nuevas categorías que impliquen tratamientos sustancialmente distintos a los aquí descritos se considerará una modificación material y será comunicada al Titular conforme al procedimiento de modificación de la Política previsto en el numeral 22 de la misma.

Los cambios que se limiten a la sustitución del Encargado específicamente contratado dentro de una categoría existente no constituyen modificación material del presente Anexo ni de la Política, y se verán reflejados directamente en la respuesta que se entregue conforme al numeral 5 anterior.

La versión vigente del presente Anexo está disponible permanentemente en el sitio web de La Punta del Iceberg, junto con la Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales.

7. Vigencia

El presente Anexo entra en vigor en la fecha indicada en el encabezado y permanecerá vigente hasta su modificación o reemplazo. Forma parte integral de la Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales de La Punta del Iceberg.

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Anexo 6 – Guía y plantilla para el ejercicio de derechos del titular

Documento integrante de la Política de Tratamiento y Privacidad de Datos Personales de La Punta del Iceberg

1. Objeto del Anexo

El presente Anexo tiene por objeto facilitar al Titular el ejercicio efectivo de los derechos que le reconoce la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes. Para ello, esta guía explica de manera práctica:

  1. Cuáles son los derechos del Titular
  2. Quién puede ejercerlos
  3. Cuál es el canal y la información necesaria para que la solicitud sea atendida con prontitud
  4. Cuáles son los plazos legales de respuesta
  5. Qué recursos tiene el Titular si considera que su solicitud no fue atendida adecuadamente.

Adicionalmente, este Anexo contiene una plantilla sugerida que el Titular puede utilizar para estructurar su solicitud. La utilización de esta plantilla no es obligatoria: cualquier comunicación que contenga la información mínima descrita en el numeral 5 será atendida por La Punta del Iceberg en los mismos términos y plazos legales.

2. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular tiene los siguientes derechos:

  1. Derecho de acceso o consulta. Conocer, en cualquier momento y de forma gratuita, los Datos Personales que sobre el Titular se encuentren almacenados en las bases de datos de La Punta del Iceberg.
  2. Derecho de actualización. Solicitar la actualización de los Datos Personales cuando éstos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o induzcan a error.
  3. Derecho de rectificación. Solicitar la corrección de los Datos Personales cuando sean incorrectos o no se encuentren conformes a la realidad.
  4. Derecho de supresión. Solicitar la eliminación de los Datos Personales, salvo cuando exista un deber legal o contractual de conservarlos, o cuando su conservación sea necesaria para el cumplimiento de una finalidad legítima vigente.
  5. Derecho de revocatoria de la autorización. Revocar, en cualquier momento, la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales, en los términos del numeral 7 del presente Anexo.
  6. Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Acudir ante la autoridad de protección de datos cuando considere que sus derechos no han sido garantizados adecuadamente, una vez agotado el trámite ante La Punta del Iceberg.
  7. Derecho a solicitar prueba de la autorización. Solicitar copia de la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito.
  8. Derecho a ser informado. Ser informado por La Punta del Iceberg, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a los Datos Personales del Titular.

3. ¿Quién puede ejercer los derechos?

Los derechos del Titular pueden ser ejercidos por:

  1. El Titular directamente, acreditando su identidad mediante documento idóneo.
  2. Los causahabientes del Titular, acreditando tal calidad mediante documento idóneo (registro civil de defunción y documento que pruebe la calidad de heredero o causahabiente).
  3. El representante o apoderado del Titular, acreditando tal calidad mediante poder o documento equivalente.
  4. Quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.
  5. Tratándose de menores de edad, los derechos serán ejercidos por las personas que estén facultadas para representarlos, conforme a la legislación civil aplicable, respetando el principio del interés superior del menor y su derecho a ser oído según su grado de madurez.

4. Canal oficial para el ejercicio de derechos

El canal oficial y único para el ejercicio de derechos del Titular ante La Punta del Iceberg es:

Correo electrónico: datos@lpdi.co

Las solicitudes dirigidas a este canal son recibidas, registradas y tramitadas conforme a los plazos legales establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

5. Información mínima que debe contener la solicitud

Para que la solicitud pueda ser atendida con prontitud, se sugiere que contenga la siguiente información:

  1. Identificación del Titular: Nombres y apellidos completos, número y tipo de documento de identidad.
  2. Datos de contacto: Correo electrónico al cual se enviará la respuesta y, opcionalmente, número de teléfono y dirección física.
  3. Identificación del derecho que se ejerce: Indicación clara del derecho que se desea ejercer (acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria, etc.). Si el Titular tiene dudas sobre qué derecho aplica a su caso, basta con describir la situación.
  4. Descripción de los hechos: Explicación clara y concreta de la solicitud, indicando — cuando aplique — cuáles datos específicos se desea consultar, actualizar, corregir o suprimir.
  5. Documentos de soporte (cuando aplique): Si la solicitud requiere acreditar hechos específicos (por ejemplo, demostrar que un dato es incorrecto), se sugiere adjuntar los documentos de soporte correspondientes.
  6. Firma del solicitante: Firma manuscrita escaneada o firma electrónica conforme a la Ley 527 de 1999. Si el Titular envía la solicitud desde el correo electrónico registrado en su cuenta del Sistema LPDI, dicho envío constituye manifestación válida de voluntad.

Si la solicitud no contiene toda la información anterior, La Punta del Iceberg solicitará al Titular la información faltante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Transcurridos dos (2) meses sin que el Titular complete la información solicitada, se entenderá que ha desistido de su solicitud, sin perjuicio de que pueda presentarla nuevamente en cualquier momento.

6. Solicitudes presentadas por apoderados, representantes o causahabientes

Cuando la solicitud sea presentada por una persona distinta al Titular, además de la información del numeral 5, deberá acreditarse la calidad en que se actúa mediante los siguientes documentos:

6.1. Apoderados (incluidos abogados)

  1. Poder especial o general que faculte expresamente al apoderado para ejercer los derechos de Habeas Data ante La Punta del Iceberg, otorgado conforme a la legislación colombiana.
  2. Copia del documento de identidad del apoderado.
  3. Copia del documento de identidad del Titular poderdante.

6.2. Representantes legales de menores de edad

  1. Registro civil de nacimiento del menor, en el que conste la calidad de padre, madre o representante legal.
  2. Copia del documento de identidad del representante.
  3. En caso de tutela, curatela o cualquier otra forma de representación legal distinta a la patria potestad, copia de la providencia judicial o documento idóneo que acredite la representación.

6.3. Representantes de personas en situación de discapacidad

  1. Sentencia judicial o documento idóneo que acredite la representación, conforme a la Ley 1996 de 2019.
  2. Copia del documento de identidad del representante.
  3. Copia del documento de identidad del Titular representado.

6.4. Causahabientes (herederos) de Titular fallecido

  1. Registro civil de defunción del Titular.
  2. Documento que acredite la calidad de causahabiente: copia de la sentencia de adjudicación de herencia, escritura pública de sucesión, registro civil de nacimiento (cuando aplique para acreditar el parentesco), o documento equivalente.
  3. Copia del documento de identidad del causahabiente.

6.5. Apoderados o representantes de personas jurídicas

  1. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio correspondiente, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días calendario.
  2. Copia del documento de identidad del representante legal.
  3. Poder otorgado por el representante legal cuando quien actúe sea un apoderado distinto.
  4. En todos los casos, La Punta del Iceberg podrá solicitar documentación adicional cuando, por la naturaleza de la solicitud, sea razonablemente necesario reforzar la verificación de la identidad o de la calidad en que se actúa, con el fin exclusivo de proteger los Datos Personales del Titular contra accesos no autorizados.

7. Revocatoria de la autorización y supresión de datos

Conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el Titular puede revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de sus Datos Personales y solicitar la supresión correspondiente. La revocatoria puede ser total o parcial:

  1. Revocatoria total: Cuando el Titular manifiesta su voluntad de que ningún dato sea tratado por La Punta del Iceberg.
  2. Revocatoria parcial: Cuando el Titular manifiesta su voluntad de que cesen únicamente determinados tratamientos (por ejemplo, comunicaciones de mercadeo) o de que se supriman únicamente determinados datos.

Limitaciones legales a la revocatoria: La revocatoria y supresión no procederán cuando exista una obligación legal o contractual que obligue a La Punta del Iceberg a conservar los Datos Personales, incluyendo -entre otros- obligaciones tributarias, contables, de cumplimiento normativo o de defensa de derechos en procesos judiciales o administrativos en curso. En tales casos, La Punta del Iceberg informará al Titular de la imposibilidad de proceder con la supresión total, indicando la causa específica y el término por el cual los datos deberán conservarse.

8. Plazos legales de respuesta

Tipo de solicitudPlazo legal de respuestaNorma aplicable
Consulta (acceso a datos)Diez (10) días hábiles desde la recepción de la solicitud, prorrogables por cinco (5) días hábiles más, previa comunicación al TitularArt. 14, Ley 1581/2012
Reclamo (actualización, rectificación, supresión, revocatoria)Quince (15) días hábiles desde el día siguiente a la recepción del reclamo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, previa comunicación al TitularArt. 15, Ley 1581/2012
Requerimiento de información faltanteCinco (5) días hábiles desde la recepción de la solicitud incompletaArt. 15, Ley 1581/2012

Los plazos se cuentan en días hábiles según el calendario oficial colombiano.

9. Recursos en caso de insatisfacción

Si el Titular considera que su solicitud no fue atendida adecuadamente, puede acudir a las siguientes instancias:

  1. Reiteración ante La Punta del Iceberg. El Titular puede reiterar su solicitud al canal datos@lpdi.co, explicando los motivos por los cuales considera que la respuesta inicial no fue satisfactoria.
  2. Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Una vez agotado el trámite ante La Punta del Iceberg, el Titular puede presentar queja ante la Dirección de Investigación de Protección de Datos Personales de la SIC, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

Datos de contacto de la SIC:

10. Gratuidad y prohibición de cobro

El ejercicio de los derechos del Titular es completamente gratuito. La Punta del Iceberg no cobrará ningún valor por la recepción, trámite ni respuesta a las solicitudes de Habeas Data.

PLANTILLA SUGERIDA PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS

El uso de esta plantilla es opcional. Cualquier comunicación al correo datos@lpdi.co que contenga la información mínima del numeral 5 será atendida en los mismos términos y plazos legales.

Para: datos@lpdi.co

Asunto: Solicitud de ejercicio de derechos del Titular – Ley 1581 de 2012

1. IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR

2. ACTUACIÓN POR INTERMEDIO DE TERCERO (diligenciar únicamente si quien presenta la solicitud no es el Titular)

3. DERECHO QUE SE EJERCE (marcar uno o varios)

[ ] Acceso o consulta de mis Datos Personales [ ] Actualización de mis Datos Personales [ ] Rectificación de mis Datos Personales [ ] Supresión de mis Datos Personales [ ] Revocatoria de la autorización (total o parcial) [ ] Solicitud de prueba de la autorización otorgada [ ] Información sobre el uso dado a mis Datos Personales [ ] Otro / No estoy seguro qué derecho aplica – describo la situación a continuación

4. DESCRIPCIÓN DE LA SOLICITUD

Explique de forma clara y concreta su solicitud. Cuando aplique, indique cuáles datos específicos desea consultar, actualizar, corregir o suprimir; o cuál autorización desea revocar.

5. DOCUMENTOS DE SOPORTE ADJUNTOS (si aplica)

6. CANAL DE RESPUESTA PREFERIDO

La respuesta será enviada al correo electrónico de contacto indicado en el numeral 1, salvo que el Titular indique expresamente otro canal:

7. FIRMA

Lugar y fecha: ________________________________________________________

Firma: ________________________________________________________________

(Firma manuscrita escaneada, firma electrónica conforme a la Ley 527 de 1999, o envío desde el correo electrónico registrado en la cuenta del Sistema LPDI.)

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